کارمند امور اداری

شرایط احراز و شایستگی‌ها

• مهارت‌های دفتری: تسلط نسبی بر کار با کامپیوتر، نرم‌افزارهای آفیس و سیستم‌های اتوماسیون اداری
• دقت و نظم: توانایی بالا در انجام کارهای تکراری، بایگانی اسناد و ثبت اطلاعات بدون خطا
• مهارت ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط موثر و محترمانه با کارکنان، مراجعین و واحدهای داخلی
• مسئولیت‌پذیری: تعهد به پیگیری امور تا حصول نتیجه و رعایت محرمانگی اطلاعات
• آشنایی با فرآیندها: شناخت کلی از گردش کار اداری، مکاتبات و اصول بایگانی
• اخلاق حرفه‌ای: پایبندی به آداب اداری، ساعات کاری و مقررات داخلی شرکت
• آموزش‌های ایمنی: آمادگی برای گذراندن دوره‌های ایمنی و آشنایی با اصول بهداشت و محیط زیست

وظایف و مسئولیت‌های کلیدی

• انجام کلیه امور اداری، دفتری و پشتیبانی واحد مربوطه مطابق دستورالعمل‌های مصوب
• ثبت، دریافت، ارسال و پیگیری مکاتبات اداری، نامه‌ها و ابلاغیه‌ها در سیستم‌های مربوطه
• بایگانی منظم اسناد، پرونده‌ها و مدارک اداری و حفظ دسترسی آسان به آن‌ها
• همکاری در تهیه گزارش‌های اداری، فرم‌ها و مستندات مورد نیاز واحد
• پاسخ‌گویی به مراجعات حضوری و تلفنی و ارجاع صحیح امور به مسئولان مربوطه
• ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات اداری در سیستم‌ها و نرم‌افزارهای شرکت
• همکاری در تنظیم مکاتبات اداری، صورت‌جلسات و گزارش‌های ساده
• انجام هماهنگی‌های اداری بین واحدها و پیگیری درخواست‌های داخلی
• ثبت و پیگیری امور مرتبط با حضور و غیاب، مرخصی و ماموریت کارکنان در حد وظایف محوله
• همکاری در آماده‌سازی اسناد مورد نیاز جلسات و مکاتبات رسمی
• انجام امور مربوط به تهیه، توزیع و کنترل فرم‌ها و اسناد اداری
• همکاری در هماهنگی جلسات و امور روزمره اداری
• گزارش هرگونه نقص، تاخیر یا مشکل اداری به مراجع بالاتر
• رعایت کامل قوانین، مقررات اداری و آیین‌نامه‌های داخلی شرکت
• حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و مکاتبات سازمانی
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیریت با دقت و مسئولیت‌پذیری