مسئول دفتر مدیر عامل

1. شرایط احراز و شایستگی‌ها

1. دقت و نظم بالا در انجام امور اداری و دفتری.
2. مسئولیت‌پذیری و تعهد در پیگیری امور محوله.
3. توانایی برقراری ارتباط موثر با کارکنان و مراجعان داخلی.
4. توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و مکاتبات مدیریتی.
5. تسلط نسبی بر نرم‌افزارهای اداری و مجموعه Microsoft Office.
6. آشنایی با اصول مکاتبات اداری، بایگانی اسناد و گردش مکاتبات سازمانی.
7. توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت امور دفتر.
8. آشنایی با آداب اداری، اصول رفتار حرفه‌ای و انضباط سازمانی.
9. توانایی هماهنگی امور بین واحدهای مختلف سازمان.

2. وظایف و مسئولیت‌های کلیدی

1. برنامه‌ریزی و ساماندهی امور دفتری و اداری دفتر مدیر مربوطه.
2. مدیریت مکاتبات، تماس‌ها و مراجعات مرتبط با دفتر مدیریت.
3. تنظیم و هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌های کاری مدیر.
4. ثبت، نگهداری و پیگیری مکاتبات محرمانه و مهم مدیریتی.
5. تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها و ابلاغیه‌های اداری.
6. بایگانی منظم اسناد، پرونده‌ها و مکاتبات دفتر مدیریت.
7. پاسخ‌گویی اولیه به مراجعان و ارجاع مناسب امور به واحدهای مربوطه.
8. پیگیری اجرای دستورات و مصوبات صادره از سوی مدیر.
9. هماهنگی با واحدهای مختلف شرکت در خصوص امور مدیریتی.
10. مدیریت زمان‌بندی فعالیت‌ها و اولویت‌بندی امور دفتر.
11. همکاری در تهیه گزارش‌ها و مستندات مورد نیاز مدیریت.
12. حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و مذاکرات مدیریتی.
13. رعایت نظم، آراستگی و اصول حرفه‌ای در محیط اداری.
14. استفاده صحیح از تجهیزات و امکانات دفتری.
15. رعایت دستورالعمل‌ها، آیین‌نامه‌ها و مقررات اداری شرکت.
16. رعایت الزامات ایمنی، بهداشت حرفه‌ای، مدیریت زیست‌محیطی و دستورالعمل‌های داخلی شرکت.
17. انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مربوطه یا مدیریت ارشد.