کارشناس عملیات بازرگانی و حسابداری

حقوق: بر اساس توانمندی، تجربه و سابقه کاری

شرح موقعیت شغلی

ما به دنبال فردی دقیق، مسئولیت‌پذیر، منظم و پیگیر هستیم که بتواند بخشی از فرآیندهای عملیاتی، مالی و بازرگانی شرکت را مدیریت، کنترل و رهگیری نماید. این موقعیت برای افرادی مناسب است که توانایی مدیریت هم‌زمان چندین موضوع کاری، پیگیری مستمر امور و کنترل و اجرای فرآیندهای مالی را دارند. فرد منتخب به عنوان یکی از اعضای تیم عملیات، مسئول دریافت، ثبت، پیگیری، هماهنگی و کنترل بخش مهمی از فعالیت‌های روزمره شرکت خواهد بود و لازم است ارتباط مستمر و موثری با واحدهای داخلی، مشتریان، تامین‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان داشته باشد.

شرح وظایف

• بررسی، ثبت و پیگیری درخواست‌ها و امور اجرایی ارجاع‌شده از سوی مدیران و واحدهای مختلف
• پایش مداوم گروه‌های کاری، سامانه‌های داخلی، ایمیل‌ها و کانال‌های ارتباطی شرکت در طول ساعات کاری و بعد از آن
• اطمینان از پاسخ‌گویی به موقع و جلوگیری از بلاتکلیف ماندن درخواست‌ها و فرآیندها
• پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه نهایی و بسته شدن کامل فرآیندها
• تهیه، تکمیل، کنترل و به‌روزرسانی فایل‌های عملیاتی، گزارش‌های کنترلی و بانک‌های اطلاعاتی شرکت
• ثبت دقیق اطلاعات، اسناد و سوابق در سامانه‌ها و فایل‌های مورد استفاده شرکت
• کنترل صحت اطلاعات و جلوگیری از ورود اطلاعات ناقص یا دارای مغایرت
• تهیه و نگهداری مستندات مورد نیاز جهت رهگیری و بررسی‌های بعدی
• پیگیری دریافت مدارک، مستندات، تاییدیه‌ها و پاسخ‌های مورد نیاز از اشخاص و واحدهای مختلف
• همکاری در اجرای فرآیندهای مالی، حسابداری و تسویه‌های داخلی شرکت
• کنترل وضعیت پرونده‌ها، درخواست‌ها و امور در حال پیگیری و ارائه گزارش از وضعیت آن‌ها
• بررسی و تطبیق اطلاعات ثبت‌شده در منابع مختلف و شناسایی مغایرت‌های احتمالی در امور مالی
• همکاری در تهیه گزارش‌های مدیریتی، گزارش‌های عملکردی و گزارش‌های کنترلی
• دسته‌بندی، بایگانی و ساماندهی اسناد و اطلاعات مرتبط با فعالیت‌های شرکت
• برقراری ارتباط و هماهنگی موثر با مشتریان، تامین‌کنندگان، شرکای تجاری و واحدهای داخلی
• پیگیری امور مربوط به قراردادها، اسناد، مکاتبات و فرآیندهای اجرایی مرتبط
• کمک به بهبود، مستندسازی و استانداردسازی فرآیندهای عملیاتی شرکت
• انجام کنترل‌های روزانه و اطمینان از تعیین تکلیف کلیه امور ارجاع‌شده
• ارائه گزارش موارد معوق، موارد نیازمند تصمیم‌گیری و موارد دارای مغایرت به مدیر مربوطه
• مدیریت هم‌زمان چندین فرآیند، پرونده و موضوع کاری بدون کاهش کیفیت یا دقت و پیگیری و مستندسازی اطلاعات موجود در مسائل مالی مختلف

شرایط احراز

• حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی در رشته‌های تحصیلی مرتبط
• تسلط به Microsoft Excel، تسلط به Word و آشنایی نسبی با سایر نرم‌افزارهای Office
• توانایی کار با فایل‌های اطلاعاتی، گزارش‌ها و مستندات
• توانایی مدیریت و اولویت‌بندی چندین فعالیت به صورت هم‌زمان
• مهارت مناسب در برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت زمان
• روحیه مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی با حوصله و توانایی یادگیری سریع فرآیندهای جدید
• دقت بالا در ورود اطلاعات و کنترل جزئیات و توانایی کار در محیط‌های پویا و چندوظیفه‌ای
• حضور آنلاین، پاسخگو و در دسترس بودن الزامی است
• توانایی مدیریت هم‌زمان چندین گروه کاری، کانال ارتباطی و موضوع اجرایی
• توانایی پیگیری فعال امور بدون نیاز به یادآوری مداوم
• سابقه کاری مرتبط حداقل 2 سال
• آشنایی با زبان انگلیسی و توانایی درک متون انگلیسی

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

• بسیار دقیق، جزئی‌نگر، منظم و ساختارمند
• پیگیر، نتیجه‌محور، مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد
• دارای سرعت عمل و توانایی مدیریت حجم بالای امور روزانه
• توانایی حفظ تمرکز در شرایط پرمشغله و دارای روحیه همکاری تیمی
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان
• توانایی مدیریت چندین موضوع به صورت هم‌زمان و علاقه‌مند به نظم، مستندسازی و کنترل فرآیندها

موارد زیر امتیاز محسوب می‌شود

• سابقه فعالیت در شرکت‌های بازرگانی، صادرات و واردات
• آشنایی با فرآیندهای مالی و حسابداری
• آشنایی با فرآیندهای بانکی و تجاری
• آشنایی اکسل به صورت پیشرفته
• آشنایی با نرم‌افزارهای مالی و حسابداری، ERP یا CRM
• سابقه فعالیت در محیط‌های عملیاتی با حجم بالای پیگیری و هماهنگی