مسئول دفتر مدیریت

شرح وظایف مسئول دفتر
واحد سازمانی: مدیریت
گزارش‌دهی به: مدیرعامل / مدیر واحد مربوطه

شرح کلی شغل:
مسئول دفتر وظیفه دارد با مدیریت ارتباطات اداری، برنامه‌ریزی جلسات، تنظیم اسناد و پیگیری امور اجرایی، مدیر مجموعه را در انجام موثر وظایفش یاری نماید.

شرح وظایف جزئی:
1) برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و قرارها
• تنظیم تقویم جلسات مدیر
• هماهنگی با طرف‌های داخلی و خارجی
• تهیه و ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه
• ثبت و بایگانی صورت‌جلسات
2) مدیریت مکاتبات و اسناد
• تهیه و تایپ نامه‌ها، گزارش‌ها و صورت‌جلسات
• ثبت، بایگانی و پیگیری نامه‌های وارده و صادره
• پاسخگویی به ایمیل‌ها و تماس‌های مربوط به دفتر مدیریت
3) روابط عمومی و ارتباطات
• پاسخگویی مودبانه به تلفن‌ها و مراجعه‌کنندگان
• ایجاد ارتباط موثر میان مدیر و سایر کارکنان یا سازمان‌ها
• پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیر با رعایت دقت و سرعت
4) حفظ محرمانگی اطلاعات
• رعایت اصول امانت‌داری در خصوص اطلاعات و اسناد محرمانه
• عدم افشای اطلاعات مربوط به مدیریت و شرکت
5) پشتیبانی اجرایی
• تهیه و آماده‌سازی مدارک و مستندات مورد نیاز جلسات
• هماهنگی امور سفرهای کاری (رزرو بلیت، هتل و ...)
• سفارش و پیگیری اقلام مورد نیاز دفتر
6) سایر امور محوله از سوی مدیریت

شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز:
• توانایی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی
• مهارت بالا در نگارش و مکاتبات رسمی
• روابط عمومی قوی و رفتار حرفه‌ای
• تسلط به نرم‌افزارهای Office (Word، Excel، Outlook)
• دقت، پیگیری و مسئولیت‌پذیری بالا