مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل

ما در شرکت سیگیت به دنبال جذب یک مسئول دفتر مدیرعامل دقیق، منظم، پیگیر و آشنا به فناوری هستیم که بتواند در کنار مدیرعامل، نقش موثری در مدیریت زمان، هماهنگی بین واحدها، پیگیری مصوبات و حفظ نظم اجرایی سازمان ایفا کند.
این موقعیت برای فردی مناسب است که از ساختاردهی، نظم‌بخشی، پیگیری مستمر و به سرانجام رساندن کارها لذت می‌برد و می‌تواند به عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل، اطمینان حاصل کند که هیچ تصمیم، پروژه یا درخواست مهمی در سازمان فراموش نمی‌شود.
ماموریت این نقش
کمک به مدیرعامل برای اطمینان از اینکه تمامی ایده‌ها، تصمیمات، پروژه‌ها و درخواست‌های مهم سازمان به اقدامات مشخص تبدیل شده و تا رسیدن به نتیجه نهایی، به‌صورت مستمر پیگیری و مدیریت شوند.
شرح وظایف

• ثبت، دسته‌بندی و پیگیری تصمیمات، مصوبات و درخواست‌های مدیرعامل
• تبدیل جلسات و تصمیمات به اکشن‌آیتم‌های مشخص همراه با تعیین مسئول و زمان‌بندی اجرا
• پیگیری مستمر وضعیت پروژه‌ها، فعالیت‌ها و کارهای باز سازمان از طریق ارتباط با مدیران و سرپرستان واحدها
• تهیه گزارش‌های منظم از وضعیت اقدامات، پروژه‌ها و مصوبات برای مدیرعامل
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت تقویم جلسات داخلی و خارجی مدیرعامل
• تنظیم صورت‌جلسات، مکاتبات اداری و مستندات مدیریتی
• هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان برای رفع موانع اجرایی و تسریع پیشبرد امور
• مدیریت و بایگانی اطلاعات، مستندات و سوابق مدیریتی
• حفظ محرمانگی کامل اطلاعات، اسناد و ارتباطات سطح مدیریت

شرایط احراز

• حداقل 2 سال سابقه کار در نقش‌هایی مانند مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل یا موقعیت‌های مشابه
• توانایی بالا در برنامه‌ریزی، سازماندهی و پیگیری امور تا حصول نتیجه
• تفکر سیستمی، مسئولیت‌پذیری و دقت بالا در مدیریت اطلاعات و جزئیات
• تسلط به ابزارهای مدیریت کار و پروژه مانند Notion، Trello، ClickUp، Asana یا ابزارهای مشابه
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Excel
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع و اولویت‌بندی موثر در محیط‌های پویا
• مهارت ارتباطی مناسب برای تعامل حرفه‌ای با مدیران و اعضای تیم
• روحیه یادگیری، رشد فردی و تمایل به توسعه مهارت‌های حرفه‌ای

ویژگی‌هایی که در این نقش موفق می‌شوند

• از پیگیری مداوم کارها خسته نمی‌شوند.
• جزئیات مهم را فراموش نمی‌کنند.
• نظم شخصی و دیسیپلین کاری بالایی دارند.
• در شرایط پرمشغله تمرکز خود را حفظ می‌کنند.
• به دنبال ایجاد ساختار، نظم و بهبود فرآیندها هستند.
• قابل اعتماد، حرفه‌ای و رازدار هستند.

مزایای همکاری با ما

• همکاری در یک محیط پویا، رو به رشد و مبتنی بر فناوری
• فرصت یادگیری و رشد در کنار تیم مدیریتی ارشد
• مشارکت مستقیم در تصمیم‌ها و فرآیندهای کلیدی سازمان
• حقوق و مزایای منظم و متناسب با شایستگی‌ها

اگر فکر می‌کنید این موقعیت با توانمندی‌ها و علایق شما هم‌خوانی دارد، خوشحال می‌شویم رزومه شما را دریافت کنیم.