مسئول دفتر

ساماندهی امور اداری و دفتری

• آشنا به امور بیمه تکمیلی درمان
• تنخواه‌داری
• کنترل عملکرد روزانه
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
• برنامه‌ریزی روزانه مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس‌ها، چک کردن پیام و ایمیل‌های کاری، نحوه پذیرایی از مهمان‌ها
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
• ایجاد نظم و ارتباط داخلی
• انجام هماهنگی‌های لازم و اطلاع‌رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضای هیئت‌مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان
• بایگانی تمامی فاکتورها، یادداشت‌ها، اسناد و گزارش‌های مالی و مهم شرکت
• پیگیری مستمر فعالیت‌ها و دستورات مافوق و مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
• مدیریت تماس‌های دریافتی، سوالات و درخواست‌های کارکنان و همچنین مشتریان

شرایط احراز

• روابط عمومی و فن بیان قوی
• ارتباط موثر و رفتار محترمانه
• حافظه قوی و حضور ذهن بالا
• توانایی انجام چندین کار همزمان
• منظم و دقیق
• مسئولیت‌پذیر
• روحیه پیگیری قوی
• مسلط به امور نامه‌نگاری و گزارش‌نویسی