شرح شغل و وظایف:

• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات قبل از برگزاری جلسات
• پیگیری صورتجلسات مرتبط با جلسات مدیران و/یا مدیران ارشد سازمان
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت‌ها
• برنامه‌ریزی فعالیت‌های مدیرعامل
• تهیه گزارش‌های منظم مدیریتی از وضعیت پیشرفت کارها و اقدامات انجام‌شده
• پاسخگویی به مدیران و کارکنان و پاسخ به درخواست‌های آنها
• ابلاغ دستورات صادره مدیرعامل به اشخاص مربوطه
• مدیریت و بایگانی فایل‌ها، اسناد و مدارک مدیریت
• انجام مکاتبات داخلی و برون‌سازمانی
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ اطلاعات محرمانه

مهارت‌ها و توانمندی‌ها:

• برقراری ارتباط موثر و هماهنگی بین واحدهای مختلف
• توانمند در مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه و اولویت‌بندی آنها
• امین، متعهد و قابل اعتماد در حفظ اطلاعات سازمانی
• مهارت‌های ارتباطی و روابط عمومی بالا
• فن بیان
• صبور
• مدیریت زمان
• توانایی انجام مکاتبات اداری
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی
• آشنایی با نرم‌افزارهای اداری و مهارت در تایپ
• حضور فعال در محل کار تا زمان حضور مدیرعامل
• آشنایی با حوزه حمل‌ونقل و فرآیندهای بازرگانی مزیت محسوب می‌شود