مدیر دفتر (دستیار اجرایی مدیرعامل) - آقا

یک هلدینگ در حال توسعه جهت تکمیل تیم اجرایی خود از فردی توانمند، منظم، باهوش و پرانرژی برای سمت مدیر دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری می‌نماید.
شرایط و مهارت‌های مورد نیاز
آقا، با بازه سنی 25 تا 35 سال، دارای کارت پایان خدمت یا معافیت دائم و گواهینامه رانندگی معتبر، مسلط به رانندگی با خودروهای دنده‌ای و اتومات و آشنا به مسیرهای شهری، با آمادگی انجام امور خارج از شرکت در صورت نیاز.
مسلط به زبان انگلیسی به‌ویژه در مکاتبات، مکالمات و پیگیری‌های اداری و تجاری، دارای روابط عمومی قوی، فن بیان مناسب و قدرت مذاکره و چانه‌زنی بالا، توانمند در پیگیری امور اداری، بانکی، مالی و تسهیلاتی.
دارای نظم و دقت بالا، سریع‌الانتقال، پرانرژی، مسئولیت‌پذیر، رازدار، قابل اعتماد و پیگیر، با هوش و قدرت تحلیل مناسب و روحیه اجرایی بالا. توانایی مدیریت همزمان چند وظیفه، اولویت‌بندی امور، تصمیم‌گیری در شرایط مختلف و انجام کارها با سرعت و دقت از ویژگی‌های مورد انتظار این موقعیت شغلی است. همچنین فرد باید آراسته، خوش‌برخورد، دارای رفتار حرفه‌ای و توانمند در کار تیمی باشد.
تسلط کامل به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel، آشنایی با Outlook، توانایی تایپ سریع و دقیق، تسلط به نامه‌نگاری اداری، تهیه گزارش، صورتجلسه و تنظیم مکاتبات رسمی الزامی است. آشنایی با اصول بایگانی و مدیریت اسناد به‌صورت فیزیکی و دیجیتال و تجربه کار با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و سیستم‌های CRM نیز مورد نیاز می‌باشد.
آشنایی با امور اولیه IT شامل نصب و راه‌اندازی نرم‌افزارهای عمومی، کار با پرینتر، اسکنر و تجهیزات اداری، رفع مشکلات ساده سیستم‌ها، کار با ایمیل سازمانی و ابزارهای آنلاین، به همراه توانایی جست‌وجوی حرفه‌ای در اینترنت و جمع‌آوری اطلاعات کاربردی از دیگر مهارت‌های مورد انتظار است.
شرح وظایف
مدیریت و هماهنگی کلیه امور دفتر مدیرعامل و هلدینگ، برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات، قرارهای کاری، تماس‌ها و برنامه‌های روزانه مدیرعامل، تهیه و تنظیم مکاتبات داخلی و خارجی سازمان و نگارش نامه‌های رسمی، اداری، بانکی و سازمانی.
ثبت، بایگانی و مدیریت اسناد، قراردادها و مدارک مهم، پیگیری امور اداری، بانکی، مالی و تسهیلاتی و برقراری ارتباط موثر با بانک‌ها، سازمان‌ها، شرکت‌ها، تامین‌کنندگان و سایر مراجع بیرونی.
انجام مذاکرات اولیه، پیگیری توافقات تا حصول نتیجه و ایجاد هماهنگی میان واحدهای مختلف هلدینگ جهت اجرای دستورات مدیریتی. تهیه گزارش‌های روزانه و مدیریتی برای مدیرعامل، ثبت و پیگیری مصوبات جلسات و یادآوری اقدامات به واحدهای مرتبط.
مدیریت تماس‌ها، پیام‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات مدیرعامل، ساماندهی و مدیریت اطلاعات و مستندات مدیریتی، هماهنگی امور سفر، ماموریت‌ها و جلسات خارج از سازمان، انجام امور تشریفات اداری و هماهنگی میهمانان و جلسات رسمی.
انجام امور اجرایی داخل و خارج از شرکت در صورت نیاز، پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه نهایی و کمک به بهینه‌سازی فرآیندهای اداری و مدیریتی دفتر مدیرعامل، با حفظ کامل محرمانگی اطلاعات، اسناد و تصمیمات مدیریتی.