ما در تیم HR دیدار به دنبال یک Office Admin منظم، مسئولیت‌پذیر و پیگیر هستیم؛ فردی که بتواند امور اداری و اجرایی دفتر را با دقت مدیریت کند و در کنار تیم HR، تجربه‌ای منظم‌تر و حرفه‌ای‌تر برای همکاران ایجاد کند.

این نقش ترکیبی از کارهای اداری، هماهنگی‌های داخلی، پشتیبانی از پرسنل، پیگیری امور بیمه‌ای و مدیریت بخشی از دارایی‌ها و خدمات دفتر است.

مسئولیت‌های اصلی این موقعیت شامل موارد زیر است:

• هماهنگی جلسات داخلی دفتر و آماده‌سازی فضای موردنیاز
• نظارت بر نظم، تمیزی و آماده‌به‌کار بودن فضای دفتر، اتاق جلسات و فضاهای عمومی
• پیگیری امور خدمات عمومی دفتر و هماهنگی با سرویس‌دهندگان مرتبط
• تعریف اثر انگشت پرسنل و تهیه گزارش‌های حضور و غیاب از سیستم کاراوب
• تهیه و پیگیری نامه‌ها، معرفی‌نامه‌ها و مدارک موردنیاز پرسنل
• بایگانی و نگهداری منظم اسناد و مدارک اداری و پرسنلی
• کنترل موجودی اموال شرکت از جمله لپ‌تاپ‌ها و تجهیزات اداری
• مدیریت تنخواه، ثبت هزینه‌ها و نگهداری مستندات مربوطه
• پشتیبانی و پیگیری امور مربوط به تلفن‌های مجموعه
• پیگیری امور بیمه تکمیلی، بیمه آتش‌سوزی و بیمه مسئولیت مدنی
• همکاری با تیم HR در سایر امور اداری و اجرایی روزمره

ما به دنبال فردی هستیم که:

• حداقل 1 تا 2 سال تجربه در نقش‌های اداری یا اجرایی مشابه داشته باشد
• منظم، دقیق، مسئولیت‌پذیر و پیگیر باشد
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار را داشته باشد
• با Excel و تهیه گزارش‌های ساده آشنا باشد
• مهارت ارتباطی خوبی داشته باشد و بتواند با همکاران و سرویس‌دهندگان بیرونی تعامل حرفه‌ای برقرار کند
• تسلط به Google Calendar، Google Sheets، Google Docs و Word و توانایی استفاده روزانه از این ابزارها را داشته باشد
• تجربه در هماهنگی جلسات، پیگیری امور اداری و مدیریت کارهای اجرایی دفتر داشته باشد
• توانایی تهیه گزارش‌های ساده، منظم و قابل پیگیری در شیت‌های آنلاین را داشته باشد
• توانایی تهیه و تنظیم نامه‌ها، فرم‌ها، گواهی‌ها و مستندات اداری را داشته باشد
• آشنایی با سیستم‌های حضور و غیاب و فرآیندهای اداری منابع انسانی داشته باشد
• تجربه در مدیریت تنخواه، ثبت هزینه‌ها و نگهداری مستندات مالی ساده داشته باشد
• آشنایی با فرآیندهای بیمه تکمیلی، بیمه آتش‌سوزی یا مسئولیت مدنی مزیت محسوب می‌شود

ویژگی‌های فردی مورد انتظار:

• خوش‌برخورد و صبور
• قابل اعتماد و مسئولیت‌پذیر
• منظم و ساختارمند
• پیگیر و نتیجه‌گرا
• دارای روحیه سرویس‌دهی و کمک به دیگران
• توانمند در حل مسائل روزمره دفتر با رویکرد آرام و حرفه‌ای