مسئول دفتر

ساماندهی امور اداری و دفتری مدیریت

دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات

تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها

تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز

جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز

نگهداری، طبقه‌بندی، ثبت و ضبط مدارک DCC سازمان

پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط

پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه

ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذی‌ربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه

نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها

ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و مدیریت‌های زیرمجموعه

گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام‌شده درخصوص موارد ارجاعی

تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات و مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها

تنظیم صورتجلسات به عنوان دبیر جلسات هیات‌مدیره، اطلاع‌رسانی از طریق اتوماسیون اداری و پیگیری مفاد صورتجلسه

انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

مهارت‌های مورد نیاز:

آشنایی با رایانه و اینترنت و نحوه کار با تجهیزات اداری، مهارت‌های ICDL، مهارت‌های امور اداری و دفتری، فن بیان و مذاکره، روابط عمومی بالا، تعهد اخلاقی و حفظ محرمانگی