مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

گروه تجاری پاد در راستای تقویت ساختار اداری و پشتیبانی مدیریتی خود، از افراد توانمند، منظم و حرفه‌ای برای این موقعیت شغلی دعوت به همکاری می‌نماید. این جایگاه شغلی برای فردی مناسب است که علاوه بر تسلط بر امور دفتری و اداری، از توانمندی بالایی در هماهنگی، پیگیری، نظم سازمانی، مدیریت مکاتبات و پشتیبانی اجرایی از مدیریت ارشد برخوردار باشد. فرد منتخب به‌عنوان یکی از نقش‌های کلیدی در پشتیبانی از فعالیت‌های روزمره دفتر مدیریت، مسئولیت ایجاد نظم، تسهیل ارتباطات و پیگیری دقیق امور جاری را بر عهده خواهد داشت.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت و راهبری امور روزمره دفتر مدیرعامل
• پاسخگویی، غربال و هدایت تماس‌ها، مراجعات و مکاتبات وارده
• تنظیم، ثبت، بایگانی و پیگیری نامه‌ها، اسناد و مکاتبات اداری
• تهیه و تنظیم نامه‌های اداری، ایمیل‌ها و مستندات مورد نیاز مدیرعامل
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری جلسات، ملاقات‌ها و امور تقویمی مدیرعامل
• پیگیری امور اجرایی ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه
• ثبت و پیگیری آگهی‌های استخدام و انجام هماهنگی‌های اولیه با متقاضیان
• پیگیری خریدهای اداری، ملزومات مصرفی و نیازهای جاری دفتر
• ثبت، کنترل و تحویل اسناد و فاکتورها و هماهنگی با واحد مالی
• پیگیری سفارش‌ها و درخواست‌های اداری تا مرحله نهایی و تحویل
• هماهنگی، نظارت و پیگیری امور مرتبط با تحصیلدار
• ساماندهی، نگهداری و به‌روزرسانی بایگانی فیزیکی و دیجیتال
• همکاری با واحد منابع انسانی در امور اجرایی و ثبت اطلاعات اولیه پرسنل
• ایجاد هماهنگی موثر میان دفتر مدیریت و سایر واحدهای سازمان

شرایط احراز

• حداقل مدرک کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های مدیریت، امور اداری، مدیریت بازرگانی یا سایر رشته‌های مرتبط
• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در حوزه مسئول دفتر، امور اداری، پشتیبانی مدیریتی یا دفتری
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Microsoft Word و Microsoft Excel
• آشنایی با اصول مکاتبات اداری و بایگانی اسناد
• توانایی بالا در برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری امور
• دقت بالا در ثبت، نگهداری و کنترل اطلاعات و مستندات
• مهارت مناسب در ارتباطات سازمانی، پاسخگویی حرفه‌ای و هماهنگی بین‌بخشی
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند فعالیت در محیط کاری پویا
• حفظ محرمانگی اطلاعات و رعایت اصول حرفه‌ای در ارتباط با مدیریت ارشد

مهارت‌های مورد انتظار

• مسئولیت‌پذیری و تعهد سازمانی بالا
• نظم فردی و دقت عملیاتی
• پیگیری‌گری موثر تا حصول نتیجه
• برخورد حرفه‌ای، آراسته و قابل اتکا
• توانایی ایجاد هماهنگی میان افراد و واحدها
• مدیریت زمان و کنترل امور در شرایط چندوظیفه‌ای
• انعطاف‌پذیری، آرامش و تمرکز در محیط‌های کاری پرفشار

مزایای این فرصت شغلی

• همکاری در یک مجموعه حرفه‌ای و در حال توسعه
• حضور در موقعیتی اثرگذار در ارتباط مستقیم با مدیریت ارشد
• فرصت یادگیری، رشد و توسعه حرفه‌ای در حوزه پشتیبانی مدیریتی و اداری
• تجربه کار در محیطی پویا، منظم و مبتنی بر تعامل بین‌واحدی