مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل - خانم

هدف جایگاه شغلی

مسئول دفتر مدیرعامل فردی است که وظیفه مدیریت امور اجرایی دفتر مدیرعامل، هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان، پیگیری مصوبات جلسات و مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی مدیرعامل را بر عهده دارد. این فرد به عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل عمل کرده و با نظم‌دهی، پیگیری امور و مدیریت زمان مدیرعامل، نقش موثری در پیشبرد اهداف سازمان ایفا می‌کند.

مدیریت برنامه‌ها و جلسات

• برنامه‌ریزی، تنظیم و هماهنگی جلسات مدیرعامل با مدیران، مشتریان، شرکای تجاری و سایر افراد
• تنظیم تقویم کاری مدیرعامل و مدیریت زمان‌بندی جلسات، ملاقات‌ها و برنامه‌ها
• حضور در برخی جلسات به نمایندگی از مدیرعامل در صورت نیاز و ارائه گزارش کامل از جلسه
• تهیه دستور جلسات، ثبت صورتجلسه‌ها و پیگیری اجرای مصوبات
• یادآوری جلسات و پیگیری حضور افراد مرتبط

هماهنگی بین واحدهای سازمان

• ایجاد هماهنگی بین واحدهای مختلف شرکت بر اساس دستورات مدیرعامل
• پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه
• ارتباط مستمر با مدیران و کارکنان جهت پیشبرد امور سازمان
• نظارت بر انجام صحیح امور ارجاعی به واحدهای مختلف
• تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت پیشرفت امور

مدیریت امور دفتر مدیرعامل

• ساماندهی و مدیریت امور اجرایی دفتر مدیرعامل
• مدیریت مکاتبات اداری، نامه‌ها، ایمیل‌ها و تماس‌های مدیرعامل
• طبقه‌بندی، بایگانی و نگهداری اسناد، قراردادها و مدارک محرمانه
• آماده‌سازی اسناد و مدارک مورد نیاز برای جلسات مدیرعامل
• مدیریت مراجعات حضوری و برنامه‌ریزی ملاقات‌ها

ارتباطات سازمانی و برون‌سازمانی

• برقراری ارتباط با مشتریان، شرکای تجاری، پیمانکاران و سایر مخاطبان سازمان
• پاسخگویی اولیه به تماس‌ها و درخواست‌های مرتبط با دفتر مدیرعامل
• هماهنگی جلسات و ملاقات‌های خارج از سازمان
• پیگیری امور اداری و مکاتبات مرتبط با سازمان‌ها و شرکت‌های طرف همکاری

گزارش‌دهی و پیگیری امور

• تهیه گزارش‌های مدیریتی از فعالیت‌ها و جلسات
• ارائه گزارش‌های منظم به مدیرعامل در خصوص وضعیت امور پیگیری‌شده
• ثبت و پیگیری وظایف محوله به کارکنان و واحدها
• رصد و پیگیری موضوعات مهم سازمان تا مرحله نتیجه

سایر وظایف

• حضور در جلسات مورد نظر مدیرعامل و ارائه گزارش کامل از روند جلسه
• هماهنگی فعالیت‌های اجرایی بین واحدهای شرکت
• کمک به مدیرعامل در پیگیری پروژه‌ها و امور جاری سازمان
• انجام سایر امور اداری و اجرایی محوله از سوی مدیرعامل

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

• بسیار پیگیر، منظم و مسئولیت‌پذیر
• دارای روحیه اجرایی بالا و انرژی زیاد
• توانایی کار در محیط‌های پویا و پرمشغله
• رازدار و امانت‌دار اطلاعات سازمان
• دارای قدرت مدیریت ارتباطات و تعامل با افراد مختلف
• توانایی حل مسئله و مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده