هر روز از همین‌جا شروع می‌شود…

روز کاری مدیرعامل با یک تصمیم، یک جلسه و یک تماس مهم شروع می‌شود. اما پشت این نظم، کسی هست که مطمئن می‌شود هیچ چیز از قلم نمی‌افتد، هیچ قرار کاری جا نمی‌ماند و هر پیگیری به نتیجه می‌رسد.

ما به دنبال مسئول دفتر مدیرعامل هستیم؛ کسی که فقط امور اداری را انجام نمی‌دهد، بلکه جریان کار را روان نگه می‌دارد.

نقش تو در این داستان چیست؟

تو نقطه اتصال مدیرعامل با تیم‌ها، جلسات و تصمیم‌ها هستی؛ از مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات گرفته تا پیگیری مصوبات، مکاتبات و پاسخ‌گویی حرفه‌ای به مراجعین.

در این نقش:

• برنامه روزانه مدیرعامل را مدیریت می‌کنی و جلسات داخلی و خارجی را هماهنگ می‌کنی.
• تماس‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات دفتر مدیرعامل را با دقت پاسخ می‌دهی.
• مکاتبات اداری را تنظیم، ثبت، پیگیری و ارجاع می‌کنی.
• مراسلات و مستنداتی که نیاز به گردش امضا دارند (قراردادها، چک‌ها، دفاتر مالی و ...) را مدیریت می‌کنی.
• اسناد و مدارک را مطابق روال شرکت بایگانی و آرشیو می‌کنی.
• پیگیر تصمیمات مدیرعامل و مدیران ارشد هستی تا به نتیجه برسند.
• به‌صورت حرفه‌ای پاسخ‌گوی مراجعین هستی.
• با واحدهای مختلف (فروش، عملیات، مالی، محصول/فنی و ...) هماهنگ می‌کنی و کارها را تا پایان دنبال می‌کنی.
• گزارش‌های ساده مدیریتی مثل صورتجلسه، اکشن‌آیتم‌ها و وضعیت پیگیری‌ها را تهیه می‌کنی.

ابزارهایی که با آن‌ها کار می‌کنی

• تسلط به نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Word و Excel)
• توانایی مدیریت تقویم مدیران و هماهنگی جلسات
• مهارت در مکاتبات اداری، صورتجلسه‌نویسی و گزارش‌های ساده
• آشنایی با اتوماسیون اداری، CRM یا سیستم‌های ثبت و پیگیری (مثل چارگون، پیوست و ...)
• تایپ سریع و دقیق فارسی (آشنایی پایه با انگلیسی یک مزیت است)

ویژگی‌هایی که این نقش به آن‌ها تکیه دارد

• نظم و دقت بالا
• روابط عمومی قوی و ارتباط موثر با مدیران و همکاران
• مسئولیت‌پذیری، قابل اعتماد بودن و تعهد به محرمانگی
• توانایی مدیریت استرس و فشار کاری
• پیگیری‌محور و نتیجه‌گرا
• خوش‌برخورد و منعطف