مسئول دفتر

ساماندهی امور اداری و دفتری مدیریت
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات
تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدها
تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
نگهداری، طبقه‌بندی، ثبت و ضبط مدارک DCC سازمان
پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذی‌ربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها
ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و مدیریت‌های زیرمجموعه
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام‌شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات و مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها
تنظیم صورتجلسات به عنوان دبیر جلسات هیئت‌مدیره، اطلاع‌رسانی از طریق اتوماسیون اداری و پیگیری مفاد صورتجلسه
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
مهارت‌های مورد نیاز: آشنایی با رایانه و اینترنت و نحوه کار با تجهیزات اداری، مهارت‌های ICDL، آشنایی با طبقه‌بندی و ثبت مدارک DCC سازمان، مهارت‌های امور اداری و دفتری، فن بیان و مذاکره، روابط عمومی بالا، تعهد اخلاقی و حفظ محرمانگی