ما به‌دنبال یک «رئیس دفتر و دستیار مدیرعامل» باتجربه، دقیق و بسیار منظم هستیم که علاوه بر مدیریت حرفه‌ای دفتر مدیرعامل، مسئولیت نظارت و سامان‌دهی خدمات اداری و پشتیبانی شرکت را نیز برعهده بگیرد. این نقش به‌هیچ‌وجه «منشی» کلاسیک نیست، بلکه فرد منتخب مسئول امور اجرایی دفتر مدیرعامل خواهد بود. شناخت فضا و فرهنگ حاکم بر کسب‌وکارهای فین‌تک برای موفقیت در این نقش عاملی موثر است.

وظایف و مسئولیت‌ها

• مدیریت کامل دفتر مدیرعامل
  • برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی جلسات، سفرها، رویدادها و تعهدات روزانه مدیرعامل.
  • هماهنگی حرفه‌ای با سایر مدیران و ذی‌نفعان داخلی و خارجی.
  • اطمینان از این‌که زمان مدیرعامل صرف مهم‌ترین موضوعات است و از اتلاف وقت جلوگیری می‌شود.
  • پیگیری منظم مصوبات جلسات و اطمینان از اجرای به‌موقع تصمیم‌ها.
  • آماده‌سازی مستندات مورد نیاز.
• مدیریت و نظارت بر خدمات اداری و پشتیبانی
  • سازمان‌دهی و نظارت بر تیم خدمات (نظافت، پذیرایی، راننده، تدارکات و ...) و اطمینان از کیفیت و نظم در ارائه خدمات.
  • طراحی و اجرای رویه‌های استاندارد برای خدمات اداری و پشتیبانی، با نگاه به بهره‌وری و هزینه‌پذیری.
  • پیگیری نیازهای لجستیکی و تدارکاتی دفتر و اطمینان از آماده بودن زیرساخت‌ها برای جلسات مهم و فعالیت‌های روزانه.
• ارتباطات سازمانی و هماهنگی بین واحدها
  • ایفای نقش نقطه اتصال بین مدیرعامل و سایر واحدها، با انتقال دقیق و شفاف پیام‌ها و تصمیم‌ها.
  • آماده‌سازی دستور جلسات، صورت‌جلسات و جمع‌بندی‌های مدیریتی برای کمیته‌ها و جلسات کلیدی.
  • حفظ سطح بالایی از محرمانگی و اعتماد در برخورد با اطلاعات حساس و استراتژیک.
• سازمان‌دهی، نظم و چندوظیفگی (Multitasking)
  • مدیریت هم‌زمان چندین وظیفه، درخواست و پیگیری، بدون افت کیفیت و دقت.
  • ایجاد و بهبود سیستم‌ها و ابزارهای مدیریت کارها (Task Management)، مستندسازی و آرشیو اطلاعات.
  • پیش‌بینی نیازها و مسائل قبل از تبدیل شدن به مشکل و ارائه راه‌حل‌های عملی و سریع.

الزامات و شرایط احراز

• تحصیلات
  • حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، اقتصاد، مهندسی صنایع یا رشته‌های مرتبط.
• تجربه کاری
  • حداقل 3 سال تجربه مرتبط در نقش‌های مسئول دفتر، دستیار اجرایی یا دستیار مدیرعامل در سازمان‌های حرفه‌ای.
  • تجربه در شرکت‌های فین‌تک، مالی، پرداخت یا استارتاپ‌های مقیاس‌پذیر مزیت محسوب می‌گردد.
  • سابقه راهبری یا هماهنگی تیم خدمات اداری/پشتیبانی، با قابلیت تعیین استانداردها و ارزیابی عملکرد.
• دانش و مهارت‌های تخصصی
  • تسلط بر ابزارهای آفیس (Word، Excel و PowerPoint) و ابزارهای مدیریت کار و ارتباطات (مانند Outlook و ...).
  • دقت بسیار بالا، نظم شخصی، توجه به جزئیات و توانایی اولویت‌بندی هوشمندانه.
  • توانایی مدیریت چندوظیفگی در محیط پرسرعت بدون کاهش کیفیت خروجی‌ها.
  • مهارت ارتباطی عالی، گفتاری و نوشتاری، با توان ارائه شفافی از اطلاعات به مدیرعامل و سایر ذی‌نفعان.
  • تعهد بالا به محرمانگی، صداقت حرفه‌ای، مسئولیت‌پذیری و بلوغ رفتاری.
  • روحیه یادگیری مستمر، انعطاف‌پذیری در برابر تغییر و توانایی کار در تیم‌های چندرشته‌ای.