مسئول دفتر مدیر عامل

مهارت‌های تخصصی و تجربه
سابقه کار: حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط به‌عنوان مسئول/رئیس دفتر (ترجیحاً در سطح مدیران ارشد)
تحصیلات: کارشناسی در رشته‌های مدیریت، روابط عمومی، ارتباطات، زبان انگلیسی و یا سایر رشته‌های مرتبط
زبان انگلیسی: تسلط نسبی به زبان انگلیسی در درک مطلب، مکالمه و ایمیل‌نگاری (متوسط به بالا)
مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, PowerPoint) و جستجو در اینترنت
اتوماسیون اداری: آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری (مانند همکاران سیستم، چارگون، فراگستر و‌‌‌)
نامه‌نگاری: تسلط کامل بر اصول نامه‌نگاری اداری، آیین نگارش و تایپ سریع (فارسی و انگلیسی)
ویژگی‌های فردی و مهارت‌های نرم (بسیار مهم)
رازداری: امانت‌داری و حفظ کامل محرمانگی اطلاعات سازمان و مدیریت
روابط عمومی: فن بیان قوی، خوش‌برخورد، دارای مهارت‌های ارتباطی و مذاکره در سطح بالا
تشریفات: آشنایی کامل با آداب معاشرت حرفه‌ای و اصول تشریفات پذیرایی از مهمانان ویژه (VIP)
مدیریت زمان: توانایی برنامه‌ریزی دقیق، اولویت‌بندی وظایف و مدیریت همزمان چند کار (Multitasking)
حل مسئله: توانایی مدیریت بحران، تصمیم‌گیری سریع و پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه
ظاهر حرفه‌ای: آراستگی ظاهری و پوشش کاملاً رسمی و متناسب با فرهنگ یک شرکت برند
انعطاف‌پذیری: توانایی کار در شرایط پرفشار و انعطاف‌پذیری در ساعات کاری (در صورت نیاز مدیریت)
شرح وظایف کلیدی
تنظیم و مدیریت دقیق تقویم کاری، جلسات و قرارهای ملاقات مدیرعامل
پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و فکس‌های ورودی و خروجی
تهیه، تنظیم و بایگانی نامه‌ها، گزارش‌ها و مستندات محرمانه و عادی
هماهنگی کلیه امور مربوط به سفرهای کاری مدیرعامل (بلیط، هتل، ویزا و‌‌‌)
استقبال و راهنمایی مراجعین و مهمانان ویژه دفتر مدیریت
تنظیم صورت‌جلسات مدیریت و پیگیری مصوبات از واحدهای مختلف سازمان