معرفی موقعیت شغلی

فروشگاه فورژ مدرن برای تکمیل تیم اجرایی خود به یک نیروی باتجربه، منظم، پیگیر و مسئولیت‌پذیر در جایگاه رئیس دفتر اجرایی / سرپرست امور اداری و پشتیبانی نیاز دارد.

این موقعیت برای فردی مناسب است که سابقه جدی در امور اداری، هماهنگی پرسنل، کنترل تجهیزات، پیگیری امور اجرایی، بایگانی اسناد، نظم‌دهی فرآیندها و مدیریت کارهای روزانه مجموعه داشته باشد.

فرد موردنظر باید بتواند بدون نیاز به پیگیری دائمی مدیریت، کارها را ببیند، ثبت کند، پیگیری کند و تا نتیجه نهایی ببندد.

شرح وظایف

• سرپرستی اجرایی نیروهای انبار و کنترل عملکرد روزانه، هفتگی و ماهانه آن‌ها
• نوشتن و پیگیری KPI روزانه، هفتگی و ماهانه نیروهای انبار و پرسنل اداری
• کنترل حضور و غیاب، تاخیر، مرخصی، غیبت، اضافه‌کاری، مساعده و جرائم پرسنل
• دریافت و ثبت فرم‌های اداری و پرسنلی طبق مسیر مشخص سازمانی
• نظم‌دهی، تایپ، ویرایش، مرتب‌سازی و بایگانی فرآیندها، فرم‌ها، شرح وظایف و فلوچارت‌های کاری
• مدیریت فایل‌ها، آرشیوها، هاردها و ایجاد دسترسی منظم برای تیم‌ها طبق سطح دسترسی تعیین‌شده
• هماهنگی سرویس پرسنل و حمل‌ونقل‌های داخلی مجموعه
• مدیریت و پیگیری لیست خریدهای داخلی، اقلام مصرفی، تجهیزات موردی و لیست تجهیزات موردنیاز مجموعه
• انجام و پیگیری خریدهای اینترنتی مانند دیجی‌کالا و سایر فروشگاه‌های آنلاین پس از تایید مدیریت یا معاونت
• بررسی کالاهای خریداری‌شده قبل از باز شدن و ثبت آن‌ها برای واحد مالی
• کنترل تحویل و جابه‌جایی تجهیزات فقط از طریق نامه کالا
• هماهنگی با استادکارها برای تعمیر و نگهداری تجهیزات فروشگاه
• پیگیری خرابی‌ها، نقص‌ها و آسیب‌های تجهیزات عمومی و اختصاصی تیم‌ها
• کنترل وضعیت کولرها، پکیج، چای‌سازها، کرکره، UPS، دزدگیر، دوربین‌ها، پرینترها و سایر تجهیزات مجموعه
• نظارت بر آمارگیری کالاها در شوروم، سالن‌ها، انبار و اتاقک تجهیزات
• نظارت بر بارگیری و تخلیه بار توسط نیروهای انبار
• کنترل سلامت کالاهای آماده خروج و اطمینان از تهیه فیلم سلامت محصول برای مشتری
• کنترل تهیه فیلم از محصول آماده، محصول در حال خروج و بارگیری کالا
• چک و رسیدگی به وضعیت بخش‌های مختلف فروشگاه شامل دفتر فروش، سالن‌ها، انبار، آشپزخانه‌ها، سرویس‌های بهداشتی، راهروها، راه‌پله، ویترین، سقف، اتاقک شوفاژ و دفتر مدیر
• پیگیری رفع نقص‌های محیطی، خرابی‌ها، بی‌نظمی‌ها و کمبودهای مجموعه
• اجرای تقویم نگهداری و نظافت مجموعه
• کنترل خاموش بودن تجهیزات سرمایشی، گرمایشی و وسایل برقی مهم در پایان روز یا پایان هفته
• دریافت گزارش روزانه از تیم‌های غیرحسابداری
• دریافت گزارش از نیروهای فروش در حد ثبت و تحویل، بدون دخالت در مدیریت فروش
• ثبت نکات انضباطی، تذکرها و چراغ قرمزهای پرسنل در فایل‌های مربوط
• کنترل رفتار پرسنل اداری و انبار و پیگیری مواردی که باعث بی‌نظمی یا تنش در محیط کار می‌شود
• پیگیری امور استخدامی شامل ثبت آگهی، بررسی رزومه، هماهنگی مصاحبه و بایگانی فرم‌های استخدام
• انجام یا هماهنگی کارهای بیرون از مجموعه در صورت نیاز
• تدوین و نگهداری لیست فروشگاه‌ها، استادکارها، سرویس‌ها و نیروهای برون‌سپار

شرایط احراز

• حداقل 5 سال سابقه کاری مرتبط در امور اداری، اجرایی، دفتر مدیریت، سرپرستی یا پشتیبانی سازمانی
• ترجیحاً 5 تا 8 سال سابقه کاری مفید در محیط‌های اجرایی، فروشگاهی، بازرگانی یا شرکت‌های دارای چند تیم کاری
• ترجیحاً آقا
• سن ترجیحی: 35 تا 44 سال
• توانایی پیگیری جدی و منظم کارها تا رسیدن به نتیجه
• توانایی مدیریت چند کار هم‌زمان بدون سردرگمی
• دقت بالا در ثبت، بایگانی و کنترل مدارک
• توانایی برخورد محترمانه اما قاطع با پرسنل
• مسئولیت‌پذیری بالا و عدم وابستگی به پیگیری دائمی مدیریت
• آشنایی مناسب با Word، Excel، فایل‌بندی، بایگانی دیجیتال و کارهای اداری
• توانایی کار با فایل‌های Excel برای ثبت حضور و غیاب، KPI، جرائم، مرخصی‌ها و موارد انضباطی
• توانایی هماهنگی با استادکارها، راننده‌ها، پیک‌ها، فروشگاه‌ها و نیروهای برون‌سپار
• توانایی کنترل تجهیزات، خرابی‌ها، خریدها، تحویل کالا و امور داخلی مجموعه
• نظم شخصی بالا، دقت رفتاری و توانایی حفظ آرامش محیط کار
• توانایی انجام کارهای بیرون از مجموعه در صورت نیاز
• آشنایی با فضای فروشگاهی، انبار، کالا و فرآیندهای اجرایی مزیت محسوب می‌شود

ویژگی‌های شخصیتی مورد انتظار

• منظم، دقیق و پیگیر
• مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد
• جدی در کار، بدون حاشیه و تنش‌سازی
• دارای قدرت پیگیری و جمع کردن کارهای باز
• توانمند در برخورد با پرسنل و کنترل نظم محیط
• دارای روحیه اجرایی و نتیجه‌محور
• توانایی تشخیص اولویت‌ها در شرایط شلوغ
• اهل ثبت، مستندسازی و پیگیری
• حساس به خرابی، بی‌نظمی، اتلاف وقت و رها شدن کارها
• دارای رفتار حرفه‌ای، محترمانه و در عین حال قاطع

مهارت‌های مورد نیاز

• تسلط قابل قبول به Word و Excel
• توانایی تایپ، ویرایش و مرتب‌سازی فایل‌ها
• آشنایی با بایگانی فیزیکی و دیجیتال
• توانایی تهیه چک‌لیست و فرم‌های کنترلی
• توانایی ثبت و پیگیری امور پرسنلی
• توانایی هماهنگی تلفنی و حضوری با افراد بیرون از مجموعه
• توانایی کنترل خریدها، تحویل کالا و تجهیزات
• توانایی کار با پیام‌رسان‌ها و ابزارهای اداری روزمره
• توانایی مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها

مزیت‌های همکاری با ما

• فعالیت در مجموعه‌ای باسابقه در حوزه تجهیزات ساختمانی و فروشگاهی
• محیط کاری جدی، اجرایی و نتیجه‌محور
• جایگاه شغلی مهم و اثرگذار در نظم کل مجموعه
• امکان رشد برای فردی که مسئولیت‌پذیر، دقیق و قابل اتکا باشد
• همکاری مستقیم با مدیریت و معاونت مجموعه

محل کار

بندرانزلی، فروشگاه فورژ مدرن

زمان کاری

شنبه تا پنج‌شنبه
ساعت کاری طبق قوانین داخلی مجموعه اعلام می‌شود.

توضیح مهم

این موقعیت برای افرادی مناسب نیست که فقط به دنبال کار دفتری ساده، پاسخگویی تلفن یا انجام کارهای سبک اداری هستند.

ما به فردی نیاز داریم که بتواند نقش رئیس دفتر اجرایی را در عمل اجرا کند؛ یعنی کارهای اداری، پرسنلی، تجهیزاتی، انباری، بایگانی، خرید، پیگیری، نظم محیط و هماهنگی‌های داخلی مجموعه را جدی، دقیق و پیوسته مدیریت کند.