یک شرکت معتبر مهندسی مشاور در حوزه صنایع نفت، گاز، پتروشیمی و پکیج‌سازی، به منظور سامان‌دهی امور اداری، مدیریت اسناد فنی و ارتباطات سازمانی، از نیروی متخصص و باتجربه در حوزه منشی‌گری و امور دفتری دعوت به همکاری می‌نماید.

شرح شغل و وظایف

• تنظیم، نگارش و ویرایش نامه‌های اداری و مکاتبات رسمی (Persian & English) با ارگان‌های دولتی، کارفرمایان، پیمانکاران و تامین‌کنندگان
• بایگانی اسناد و مدیریت اسناد (شامل بایگانی فیزیکی و الکترونیکی مدارک فنی، قراردادها، صورت‌جلسات، دیتاشیت‌ها و گزارش‌های پروژه)
• مدیریت آرشیو دیجیتال و کدگذاری استاندارد اسناد جهت دسترسی سریع و ایمن به مدارک
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، تنظیم وقت ملاقات‌ها، تهیه صورت‌جلسات و پیگیری مصوبات
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، مدیریت ایمیل‌های سازمانی و فیلتر کردن مکاتبات ورودی و خروجی
• هماهنگی امور اجرایی و پشتیبانی از تیم‌های مهندسی (از جمله هماهنگی سفرهای کاری، پذیرش میهمانان و تدارکات اداری)
• تهیه و تنظیم گزارش‌های روزانه و هفتگی برای مدیرعامل و مدیران پروژه
• نظارت بر حسن اجرای فرآیندهای اداری و رعایت آیین‌نامه‌های سازمانی
• همکاری در تهیه پیش‌نویس قراردادها و پیگیری فرآیندهای اداری و حقوقی (مزیت محسوب می‌شود)

شرایط احراز

• مدرک تحصیلی: حداقل کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های مدیریت، امور اداری، حسابداری، زبان‌های خارجی یا سایر رشته‌های مرتبط
• سابقه کار: حداقل 5 سال سابقه کار مفید در سمت منشی‌گری، امور دفتری یا مدیریت اسناد؛ ترجیحاً در شرکت‌های مهندسی مشاور، پیمانکاری یا صنایع نفت و گاز
• تسلط کامل به مکاتبات اداری و آشنایی با ساختار نامه‌نگاری رسمی سازمانی (بر اساس دستورالعمل‌های اداری ایران)
• تسلط کامل به بایگانی اسناد (آرشیو کدینگ‌شده) و آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت اسناد
• تایپ سریع و دقیق فارسی (با رعایت املا و نگارش صحیح) و آشنایی با تایپ متون تخصصی انگلیسی
• آشنایی با اصطلاحات پایه مهندسی و پروژه‌های صنعتی (برای درک بهتر محتوای مدارک) - مزیت محسوب می‌شود

مهارت‌های نرم‌افزاری و فناوری

• تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office (به‌ویژه Word، Excel، Outlook و PowerPoint)
• آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیک (مانند DMS، SharePoint یا نرم‌افزارهای مشابه)
• توانایی کار با سیستم‌های ابری (Cloud) برای ذخیره‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• آشنایی با نرم‌افزارهای طراحی مانند AutoCad (برای باز کردن و مشاهده اولیه نقشه‌ها) - مزیت محسوب می‌شود
• آشنایی با ابزارهای هوش مصنوعی (مانند ChatGPT) برای نگارش و ویرایش متون (مزیت)

ویژگی‌های فردی

• دقت و توجه به جزئیات بسیار بالا (خصوصاً در بایگانی و تنظیم مکاتبات)
• روحیه کار تیمی و توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران و مهندسین ارشد
• سازمان‌یافته، منظم و مسئولیت‌پذیر
• ظاهر آراسته و اخلاق حرفه‌ای متناسب با محیط اداری شرکت مشاور
• قدرت اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان در محیط چندوظیفه‌ای (Multi-tasking)