معرفی موقعیت شغلی

فروشگاه فورژ مدرن برای تکمیل تیم اداری خود به یک نیروی منظم، پیگیر و مسئولیت‌پذیر در جایگاه منشی دفتر و هماهنگ‌کننده امور داخلی تیم‌ها نیاز دارد.

این موقعیت شغلی فقط پاسخگویی تلفن یا کارهای ساده دفتری نیست. ما به فردی نیاز داریم که بتواند درخواست‌ها، پیام‌ها، هماهنگی‌ها و کارهای بین تیم‌های مختلف فروشگاه را ثبت، پیگیری و گزارش کند.

فرد مناسب این جایگاه باید بتواند ارتباط بین مدیریت، رئیس دفتر، فروش، تات، دیجیتال مارکتینگ، گرافیک، مالی و انبار را منظم کند و اجازه ندهد کارها فراموش، ناقص یا بی‌صاحب بمانند.

شرح وظایف اصلی

1. ثبت و پیگیری درخواست‌ها

   • دریافت، ثبت و پیگیری درخواست‌های داخلی فروشگاه
   • مشخص کردن موضوع کار، درخواست‌دهنده، تیم مسئول، زمان پیگیری و وضعیت نهایی
   • پیگیری کارها تا رسیدن به نتیجه مشخص
   • جلوگیری از گم شدن پیام‌ها، درخواست‌ها و هماهنگی‌های کاری
   • اعلام موارد تاخیردار یا ناقص به رئیس دفتر / مدیریت

2. هماهنگی با تیم فروش

   • ثبت تماس‌ها، پیام‌ها و مراجعات مشتریان
   • انتقال مشتری یا پیام مشتری به فروشنده مربوطه
   • پیگیری مشتریانی که منتظر پاسخ هستند
   • هماهنگی ارسال عکس، فیلم یا اطلاعات محصول طبق درخواست تیم فروش
   • ثبت موارد مهم مانند مشتری ناراضی، مشتری معطل یا پیگیری‌های حساس

   توجه: این جایگاه شامل فروش مستقیم، قیمت‌دهی، تخفیف دادن یا مذاکره فروش نیست.

3. هماهنگی با تیم تات، خرید و تامین‌کننده‌ها

   • ثبت درخواست‌های مربوط به استعلام قیمت، خرید، تامین کالا و پیگیری تامین‌کننده‌ها
   • پیگیری دریافت پیش‌فاکتور، عکس، مشخصات کالا یا اطلاعات باربری
   • هماهنگی تماس‌ها و پیگیری جواب تامین‌کننده‌ها
   • ثبت وضعیت سفارش‌ها، باربری‌ها و اطلاعات مربوط به ارسال کالا

   توجه: ثبت سفارش خرید یا تایید پرداخت بدون اجازه مدیریت مجاز نیست.

4. هماهنگی با تیم دیجیتال مارکتینگ و گرافیک

   • ثبت درخواست‌های مربوط به محتوا، عکس، فیلم، طراحی، اصلاح سایت و امور تبلیغاتی
   • انتقال کامل اطلاعات لازم به تیم مربوطه
   • پیگیری آماده شدن طرح، فایل، عکس یا محتوای موردنیاز
   • هماهنگی بین تیم گرافیک، دیجیتال مارکتینگ، فروش و مدیریت
   • بررسی اولیه اطلاعات مهم مانند شماره تماس، متن، مشخصات محصول و موارد ارسالی قبل از تایید نهایی

5. هماهنگی با تیم مالی و اداری

   • ثبت درخواست‌های پرداخت، مدارک، رسیدها و پیگیری‌های اداری
   • تحویل مدارک کامل به واحد مالی
   • پیگیری وضعیت پرداخت‌ها طبق دستور مدیریت یا مسئول مربوطه
   • بایگانی منظم مدارک و رسیدها
   • پیگیری تکمیل فرم‌ها، امضاها و مدارک پرسنلی

   توجه: این جایگاه شامل تصمیم‌گیری مالی، تایید پرداخت یا اصلاح سند مالی نیست.

6. هماهنگی با انبار و خروج کالا

   • پیگیری آماده بودن کالا برای بارگیری یا تحویل
   • هماهنگی زمان حضور مشتری، راننده یا باربری
   • ثبت اطلاعات راننده، پلاک، باربری، مقصد و زمان خروج
   • پیگیری تهیه فیلم سلامت محصول قبل از خروج کالا
   • اطلاع‌رسانی وضعیت خروج کالا به تیم فروش، رئیس دفتر یا مدیریت
   • گزارش هرگونه تاخیر، کسری، مغایرت، آسیب یا نبود حواله

7. گزارش‌دهی روزانه

   • تهیه گزارش روزانه از کارهای انجام‌شده
   • ثبت کارهای باز، تاخیردار و نیازمند تصمیم مدیریت
   • اعلام مشکلات ارتباطی بین تیم‌ها
   • ارائه گزارش دقیق، خلاصه و کاربردی به رئیس دفتر / مدیریت

شرایط احراز شغل

• سن: 30 تا 45 سال
• سابقه کاری مرتبط در امور دفتری، اداری، هماهنگی داخلی، منشی‌گری اجرایی یا پیگیری امور سازمانی
• منظم، دقیق و پیگیر
• توانایی ثبت، دسته‌بندی و پیگیری همزمان چند کار
• روابط عمومی مناسب و برخورد حرفه‌ای با پرسنل، مشتری و تامین‌کننده
• توانایی کار با پیام‌رسان‌ها، فایل‌های ساده Excel، فرم‌های پیگیری و امور اداری روزمره
• توانایی گزارش‌نویسی روزانه
• مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات مشتریان، مالی و مدیریتی
• تحمل فشار کاری و پیگیری محترمانه اما جدی
• آشنایی اولیه با فضای فروشگاه، انبار، فروش و امور اداری مزیت محسوب می‌شود

شرایط جنسیت و وضعیت تاهل

• جنسیت: خانم یا آقا
• برای متقاضی خانم: مجرد بودن الزامی است
• برای متقاضی آقا: وضعیت تاهل محدودیتی ندارد

حقوق و مزایا

• حقوق ماهانه: 20 تا 30 میلیون تومان
• مبلغ نهایی حقوق بر اساس سابقه، توانایی، دقت، نظم، قدرت پیگیری و نتیجه عملکرد تعیین می‌شود.
• امکان رشد حقوق در صورت اثبات توانایی در پیگیری، گزارش‌دهی و نظم‌بخشی به امور داخلی فروشگاه
• محیط کاری جدی، منظم و نتیجه‌محور
• همکاری بلندمدت برای فرد مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد

ساعت کاری

• شنبه تا چهارشنبه: 8:30 صبح تا 18
• پنج‌شنبه: 8:30 صبح تا 17

فرد مناسب باید منظم، پیگیر، دقیق، قابل اعتماد و دارای توانایی گزارش‌دهی روزانه باشد.