کارشناس برنامه‌ریزی و کنترل پروژه

هلدینگ آفرینش جهت تکمیل تیم دفتر مدیریت پروژه (PMO) در دفتر مرکزی تهران، از افراد منظم، پیگیر، تحلیل‌گر و توانمند در حوزه برنامه‌ریزی، هماهنگی امور، گزارش‌دهی مدیریتی و پایش عملکرد دعوت به همکاری می‌نماید.
فرد منتخب به عنوان رابط برنامه‌ریزی، هماهنگی و پایش میان دفتر مرکزی هلدینگ و شرکت‌های تابعه فعال در حوزه حمل‌ونقل، لجستیک و صنایع چوب مستقر در استان کرمان فعالیت خواهد نمود.
هدف اصلی این جایگاه، ایجاد نظم و ساختار در فرآیند پیگیری امور، دریافت و یکپارچه‌سازی اطلاعات، پایش برنامه‌ها و اقدامات، شناسایی انحرافات و ارائه گزارش‌های دقیق و به‌موقع به مدیریت و PMO هلدینگ است.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
ایجاد ساختار و نظم در فرآیند برنامه‌ریزی، پیگیری و گزارش‌دهی فعالیت‌ها و اقدامات شرکت‌های تحت پوشش
دریافت، جمع‌آوری، دسته‌بندی و یکپارچه‌سازی اطلاعات موردنیاز از مدیران و واحدهای مختلف شرکت‌ها
تدوین و به‌روزرسانی برنامه‌های کلان، برنامه‌های اجرایی و برنامه اقدامات شرکت‌ها با همکاری مدیران و مسئولان مربوطه
ثبت، دسته‌بندی و به‌روزرسانی فعالیت‌ها، اقدامات، مصوبات و وظایف محوله
پایش مستمر میزان پیشرفت برنامه‌ها و اقدامات و کنترل تحقق آن‌ها در موعد مقرر
شناسایی و تحلیل تاخیرها، انحرافات و گلوگاه‌های اجرایی و انعکاس به‌موقع موارد به PMO و مدیریت هلدینگ
پیگیری برنامه‌های اصلاحی و جبرانی تا حصول نتیجه
تهیه و به‌روزرسانی تقویم اقدامات، برنامه جلسات و سررسیدهای مهم شرکت‌ها
پیگیری مستمر مصوبات جلسات و تهیه گزارش وضعیت اجرای مصوبات
تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه از وضعیت عملکرد، اقدامات و موضوعات جاری شرکت‌ها
طراحی، تهیه و به‌روزرسانی داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی موردنیاز مدیریت
مقایسه عملکرد واقعی با برنامه‌های مصوب و تهیه گزارش انحرافات
شناسایی ریسک‌ها، مسائل و موضوعات اثرگذار بر اجرای برنامه‌ها و ثبت و پیگیری آن‌ها
ثبت و پایش تغییرات مهم در برنامه‌ها، تصمیمات و اقدامات شرکت‌ها
هماهنگی میان مدیران و واحدهای شرکت‌های تحت پوشش با واحدهای ستادی و مدیریت هلدینگ
برنامه‌ریزی، هماهنگی و مستندسازی جلسات مرتبط با شرکت‌های تحت پوشش
تهیه صورتجلسات، ثبت تصمیمات، تعیین مسئول اقدام و مهلت انجام و پیگیری تا حصول نتیجه
انجام و پیگیری مکاتبات اداری و مدیریتی مرتبط با شرکت‌های تحت پوشش
همکاری در طراحی و استقرار نظام مدیریت مستندات و کنترل گردش اطلاعات و گزارش‌ها
ایجاد ساختار مناسب برای بایگانی، طبقه‌بندی و دسترسی به مستندات و سوابق شرکت‌ها
همکاری با PMO هلدینگ در طراحی و بهبود فرآیندهای برنامه‌ریزی، پایش و گزارش‌دهی
مستندسازی فرآیندها، رویه‌ها و دستورالعمل‌های مرتبط با حوزه فعالیت
مشارکت در دیجیتال‌سازی فرآیندهای پیگیری، گزارش‌دهی و پایش عملکرد
پیگیری امور محوله از مدیران و واحدهای مرتبط تا حصول نتیجه و ارائه گزارش وضعیت
شناسایی موضوعات معوق، بحرانی یا نیازمند تصمیم مدیریتی و ارجاع به‌موقع آن‌ها به PMO و مدیریت هلدینگ
انجام سایر امور مرتبط با برنامه‌ریزی، هماهنگی و پایش عملکرد شرکت‌های تحت پوشش در چارچوب وظایف محوله

شرایط احراز:
سن ترجیحاً 25 تا 40 سال
حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مهندسی صنایع، مدیریت صنعتی، مدیریت بازرگانی، مدیریت پروژه یا سایر رشته‌های مرتبط
حداقل 2 سال سابقه فعالیت مرتبط در حوزه برنامه‌ریزی، PMO، کنترل پروژه، پایش عملکرد، هماهنگی اجرایی یا گزارش‌دهی مدیریتی
تسلط مناسب به Microsoft Excel
تسلط به Microsoft Word و Microsoft PowerPoint
آشنایی مناسب با Microsoft Project
توانایی تهیه و به‌روزرسانی برنامه‌های اجرایی و Action Plan
توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی و داشبوردهای عملکردی
تسلط به گزارش‌نویسی، تنظیم صورتجلسه و تدوین مستندات
آشنایی با مفاهیم برنامه‌ریزی، کنترل پیشرفت و تحلیل انحرافات
آشنایی با اصول مدیریت پروژه و مفاهیم PMBOK مزیت محسوب می‌شود
توانایی جمع‌آوری، دسته‌بندی و تحلیل اولیه اطلاعات
توانایی مدیریت و پیگیری همزمان چند موضوع و فعالیت
توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران و کارشناسان واحدهای مختلف
برخورداری از نظم، دقت و مسئولیت‌پذیری بالا
روحیه پیگیری و نتیجه‌گرایی و توانایی پیگیری امور تا حصول نتیجه
توانایی فعالیت در ساختارهای چندشرکتی و ارتباط مستمر با واحدهای مستقر در سایر استان‌ها
آشنایی با Power BI، نرم‌افزارهای مدیریت وظایف و سامانه‌های مدیریت و گردش مستندات، مزیت محسوب می‌شود.

ویژگی‌های فردی مورد انتظار:
فرد مناسب این جایگاه باید دارای ذهنی منظم، ساختاریافته و پیگیر باشد و بتواند همزمان چندین موضوع را از شرکت‌ها و واحدهای مختلف دریافت، ثبت، برنامه‌ریزی، پایش و تا حصول نتیجه پیگیری نماید.
این جایگاه نیازمند فردی است که صرفاً گزارش‌گیر یا مسئول امور دفتری نباشد؛ بلکه بتواند اطلاعات پراکنده را به گزارش مدیریتی قابل استفاده تبدیل کرده، انحرافات و موضوعات معوق را شناسایی و وضعیت واقعی اقدامات را به‌صورت شفاف به PMO و مدیریت هلدینگ ارائه نماید.

محل فعالیت: دفتر مرکزی هلدینگ – تهران
واحد سازمانی: دفتر مدیریت پروژه (PMO) هلدینگ