مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)

• برنامه‌ریزی جلسات
• کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
• ایجاد گزارش
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
• هماهنگی جلسات و سفرهای کاری
• مدیریت اسناد و مکاتبات
• دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده

در بسیاری از سازمان‌ها، واژه‌هایی مانند منشی، مسئول دفتر و رئیس دفتر به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما در عمل تفاوت‌های قابل توجهی میان این مشاغل وجود دارد. شرح وظایف منشی و مسئول دفتر به‌وضوح متفاوت است. منشی معمولاً روی کارهای اداری ساده‌تری مانند پاسخگویی به تماس‌ها، تنظیم جلسات و پذیرش ارباب‌رجوع تمرکز دارد؛ در حالی که مسئول دفتر به انجام امور تخصصی‌تری مانند پیگیری مستقیم دستورهای مدیرعامل، حفظ اسناد محرمانه و شرکت در جلسات مدیریتی می‌پردازد. این تفاوت در شرح وظایف، نشان از مسئولیت سنگین‌تر و حرفه‌ای‌تر مسئول دفتر دارد که نیازمند مهارت‌های دقیق‌تر و تخصصی‌تری است.

تفاوت مسئول دفتر با رئیس دفتر را نیز نباید نادیده گرفت. رئیس دفتر به عنوان فردی با سطح اختیارات بالاتر، مسئولیت هماهنگی کل امور دفتر، نظارت بر منشی‌ها و برنامه‌ریزی کلان را برعهده دارد. او نه‌تنها در تصمیم‌گیری‌های مهم دخیل است، بلکه مستقیماً به مدیرعامل یا هیئت‌مدیره گزارش می‌دهد و جایگاهی استراتژیک در ساختار اداری دارد. در حالی که مسئول دفتر بیشتر به عنوان بازوی اجرایی مدیر شناخته می‌شود که در عین داشتن نقش کلیدی، وظیفه‌اش اجرای دقیق سیاست‌ها و هماهنگی درون‌سازمانی است.

با نگاهی به جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی می‌توان فهمید که این نقش میان دو سطح عملیاتی (منشی) و مدیریتی (رئیس دفتر) قرار دارد. مسئول دفتر به نوعی رابط میان مدیرعامل و سایر بخش‌ها است و نقشی نیمه‌مدیریتی دارد که از یک سو باید در جریان تصمیمات مهم قرار گیرد و از سوی دیگر آن‌ها را به‌درستی اجرا و پیگیری کند. چنین جایگاهی نیازمند فردی دقیق، قابل اعتماد و مسلط بر مهارت‌های ارتباطی و اجرایی است.