کارشناس اداری

ما به دنبال فردی منظم، پیگیر، امین، خوش‌برخورد و مسئولیت‌پذیر هستیم که بتواند امور کاری مجموعه را پیگیری، ثبت، رصد و تا حصول نتیجه نهایی دنبال کند.
انتظار اصلی از این جایگاه این است که هیچ موضوع کاری بدون پیگیری، بدون پاسخ، بدون نتیجه و بدون تعیین تکلیف باقی نماند.

شرح وظایف اصلی

• پیگیری امور کاری مجموعه تا حصول نتیجه نهایی
• ثبت، رصد و کنترل امور باز، نیمه‌تمام و انجام‌نشده
• پیگیری وظایف محوله به افراد مختلف مجموعه
• یادآوری به‌موقع وظایف، مهلت‌ها و اقدامات موردنیاز به افراد مسئول
• حضور در جلسات داخلی و هماهنگی حسب نیاز سازمان
• تهیه، ثبت و بایگانی صورت‌جلسات
• پیگیری اجرای مصوبات جلسات از افراد مسئول
• تهیه گزارش از امور انجام‌شده، انجام‌نشده، در حال انجام و دارای تاخیر
• هماهنگی بین واحدها، مدیران و کارکنان برای انجام بهتر امور
• پیگیری امور اداری، مکاتبات، فرم‌ها، درخواست‌ها و موضوعات جاری مجموعه
• اطلاع‌رسانی به‌موقع در خصوص موانع، تاخیرها یا موارد نیازمند تصمیم مدیریتی
• جلوگیری از باز ماندن موضوعات کاری و پیگیری تا مرحله نهایی شدن

شرایط احراز

• سابقه کار در امور اداری، منشی‌گری، مسئول دفتر، هماهنگی یا پیگیری امور سازمانی مزیت محسوب می‌شود
• تسلط به نرم‌افزارهای Excel، Word و Microsoft Office
• توانایی تهیه گزارش، جدول پیگیری، چک‌لیست و صورت‌جلسه
• آشنایی با اتوماسیون اداری و مکاتبات سازمانی
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع کاری
• توانایی پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه
• توانایی ارتباط‌گیری مناسب با مدیران، کارکنان و واحدهای مختلف
• دقت بالا در ثبت اطلاعات، گزارش‌ها، پیگیری‌ها و صورت‌جلسات
• توانایی اولویت‌بندی امور فوری، مهم و عادی

ویژگی‌های شخصیتی موردنیاز

• امین، رازدار و قابل اعتماد
• محترم، مودب، خوش‌برخورد و دارای رفتار حرفه‌ای
• منظم، دقیق، پیگیر و مسئولیت‌پذیر
• دارای روحیه تمام‌کنندگی امور و جلوگیری از نیمه‌کاره ماندن کارها
• صبور، قاطع و محترمانه در ارتباط با افراد
• توانمند در برقراری ارتباط موثر با افراد مختلف
• متعهد به حفظ محرمانگی اطلاعات و موضوعات داخلی مجموعه
• حساس نسبت به زمان‌بندی، پاسخ‌گویی و انجام به‌موقع امور