شرح شغل و وظایف

• برقراری ارتباطات تلفنی و پاسخ‌گویی سریع و دقیق به تماس‌ها و انجام هماهنگی‌های مرتبط با قرار ملاقات‌ها، جلسات، مراجعه مهمانان و غیره
• به‌روزرسانی تقویم جلسات و حصول اطمینان از اطلاع‌رسانی و اعمال تغییرات احتمالی در جلسات به منظور حفظ نظم امور مرتبط با دفتر
• انجام هماهنگی‌های لازم برای برگزاری جلسات و حصول اطمینان از فراهم بودن شرایط تشکیل جلسات از جمله فضا، پذیرایی و سایر امکانات مورد نیاز
• مدیریت مکاتبات، اسناد و مدارک دریافتی و ارسالی، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
• تعامل با کارکنان، مدیران و مراجعین در جهت ایجاد هماهنگی‌های لازم
• تهیه مستندات، اطلاعات و گزارشات مورد نیاز واحد مربوطه
• کنترل موجودی اقلام مصرفی به‌صورت مستمر به منظور ارائه درخواست متناسب با نیاز واحد
• انجام سایر امور و هماهنگی‌های مربوطه

مهارت‌های موردنیاز:

• مسلط به مجموعه Office خصوصاً Word و Excel
• آشنا به اصول مکاتبات اداری و اتوماسیون‌های اداری
• دارای روابط عمومی بالا و فن بیان قوی
• مسئولیت‌پذیر و متعهد به کار
• پیگیر امور تا حصول نتیجه مطلوب
• رعایت اصول رازداری و امانت‌داری
• منظم و دقیق