شرایط احراز:

• حداقل مدرک کارشناسی (ترجیحاً مدیریت، مدیریت دولتی، فناوری اطلاعات، علوم اداری یا رشته‌های مرتبط)
• حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در حوزه دبیرخانه و بایگانی (مزیت محسوب می‌شود)
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel
• آشنایی با سیستم‌های اتوماسیون اداری و مدیریت مکاتبات
• آشنایی با اصول نامه‌نگاری اداری، بایگانی و طبقه‌بندی اسناد
• حفظ محرمانگی اطلاعات و اسناد سازمان

شایستگی‌ها:

• مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی
• دقت و نظم بالا در جزئیات و انجام امور
• امانت‌داری و رعایت اصول محرمانگی
• پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه
• مهارت در اولویت‌بندی وظایف
• انعطاف‌پذیری و توانایی کار در شرایط پرحجم
• روحیه همکاری و تعامل حرفه‌ای

شرح شغل:

• ثبت، دریافت، صدور و توزیع مکاتبات اداری
• ثبت و پیگیری نامه‌ها در سیستم اتوماسیون اداری (همکاران سیستم)
• بایگانی فیزیکی و الکترونیکی اسناد و پرونده‌ها
• کنترل گردش مکاتبات و پیگیری پاسخ‌ها
• تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت مکاتبات و اسناد
• مدیریت آرشیو و حفظ سوابق مطابق دستورالعمل‌های سازمان
• همکاری در برگزاری جلسات، تنظیم صورتجلسات و پیگیری مصوبات
• هماهنگی با واحدهای مختلف سازمان در خصوص مکاتبات اداری
• رعایت استانداردها و دستورالعمل‌های مرتبط با مستندسازی و بایگانی