مسئول دفتر مدیریت

شرح شغل

• تهیه، تنظیم و تایپ انواع نامه‌ها و مکاتبات اداری
• ثبت، شماره‌گذاری، ارجاع، بایگانی و گردش مکاتبات (وارده و صادره)
• مدیریت امور روزانه اداری و دفتری شرکت
• پاسخگویی و ارتباط با مشتریان از طریق تلفن، ایمیل و سایر کانال‌های ارتباطی
• هماهنگی و پیگیری امور بین واحدهای مختلف شرکت (فروش، مالی، منابع انسانی و ...)
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، یادآوری برنامه‌ها و مدیریت تقویم مدیران
• تهیه گزارش‌های موردنیاز مدیریت و جمع‌آوری اطلاعات مرتبط
• مدیریت ارسال و دریافت مرسولات و اسناد شرکت
• تنخواه‌گردانی، ثبت هزینه‌های جاری و هماهنگی با واحد مالی
• همکاری در اجرای فرآیندهای اداری و منابع انسانی (هماهنگی مصاحبه‌ها، پیگیری قراردادها و ...)
• پیگیری اجرای صحیح فرآیندهای اداری و ارائه پیشنهاد برای بهبود نظم و کارایی داخلی

شرایط احراز

• حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در امور اداری، مسئول دفتر یا سمت‌های مشابه
• تسلط به Microsoft Word و Microsoft Excel
• تسلط به اصول مکاتبات اداری، نگارش حرفه‌ای و قالب‌بندی نامه‌ها
• آشنایی با فرآیندهای دبیرخانه، ثبت، شماره‌گذاری و بایگانی مکاتبات
• مهارت بالا در برنامه‌ریزی، مدیریت زمان، نظم‌دهی و پیگیری امور
• توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران، همکاران و مشتریان
• دقت، مسئولیت‌پذیری، رازداری و توانایی کار تحت فشار
• مهارت تایپ سریع فارسی و ویرایش متون اداری
• آشنایی با اصول تشریفات اداری و هماهنگی جلسات مدیریتی
• آشنایی با فرآیندهای منابع انسانی، نرم‌افزارهای CRM، ابزارهای مدیریت کار یا اتوماسیون اداری (مانند چارگون) مزیت محسوب می‌شود.