شرکت همیار ژلاتین آریا به‌منظور تکمیل تیم اداری و مدیریتی خود، از یک فرد توانمند، منظم، باهوش، خوش‌برخورد و مسلط به زبان انگلیسی جهت همکاری در سمت مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل دعوت به همکاری می‌نماید.
این جایگاه شغلی برای فردی مناسب است که علاوه بر انجام امور اداری و دفتری، توانایی همراهی موثر با مدیرعامل در پیگیری امور اجرایی، تنظیم مکاتبات، هماهنگی جلسات، ارتباط با اشخاص حقیقی و حقوقی و انجام مکاتبات داخلی و خارجی شرکت را داشته باشد.
شرایط موردنظر:

خانم ، ترجیحاً 25 تا 40 سال
مسلط به زبان انگلیسی به‌ویژه مکاتبات و ارتباطات تجاری
مسلط به کنترل و پیگیری پروژه‌ها
توانمند در برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و مدیریت زمان
توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی کوتاه، دقیق و تصمیم‌ساز
تسلط مناسب به Excel، Word، PowerPoint و ابزارهای مدیریت و پیگیری کارها
توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، واحدهای سازمان و طرف‌های تجاری
دارای قدرت تحلیل، حل مسئله و تشخیص موضوعات مهم و فوری
منظم، دقیق، رازدار و دارای پیگیری بالا تا حصول نتیجه
آشنایی با فضای شرکت‌های بازرگانی، واردات و مکاتبات خارجی مزیت محسوب می‌شود.

مسئولیت‌های اصلی:

مدیریت و اولویت‌بندی برنامه‌ها، جلسات و ورودی‌های مدیران
ثبت و پیگیری تصمیمات مدیران تا حصول نتیجه
مشخص‌کردن مسئول، زمان‌بندی و خروجی مورد انتظار برای اقدامات
کنترل پیشرفت پروژه‌های مهم و ارائه گزارش وضعیت به مدیران
هماهنگی و پیگیری امور بین واحدهای مختلف سازمان
آماده‌سازی اطلاعات موردنیاز مدیران پیش از جلسات و تصمیم‌گیری‌ها
تهیه صورت‌جلسات و پیگیری مصوبات
شناسایی تأخیرها، موانع و ریسک‌ها و اطلاع‌رسانی به‌موقع
مدیریت مکاتبات و ارتباطات انگلیسی با شرکت‌ها و طرف‌های خارجی
فیلتر و دسته‌بندی درخواست‌ها و جلوگیری از ارجاع موضوعات غیرضروری به مدیران

شاخص‌های کلیدی عملکرد:

درصد اقدامات و مصوبات انجام‌شده در موعد مقرر
کیفیت و سرعت پیگیری تصمیمات مدیران
کاهش موضوعات معطل و بدون مسئول
کیفیت گزارش‌های مدیریتی و میزان آمادگی اطلاعات برای تصمیم‌گیری
نظم و اثربخشی جلسات و پیگیری خروجی آن‌ها
کیفیت هماهنگی بین مدیران و واحدهای مختلف
شناسایی و گزارش به‌موقع مسائل و ریسک‌های مهم
توانایی حفظ تمرکز و زمان مدیران بر موضوعات اولویت‌دار