مسئول دفتر مدیرعامل

ما در «دلا» به‌دنبال کسی هستیم که فقط برنامه جلسات را تنظیم نکند؛ بلکه جریان دفتر مدیرعامل را منظم، دقیق و حرفه‌ای پیش ببرد.

اگر از آن دسته آدم‌هایی هستید که کارها را قبل از یادآوری پیگیری می‌کنید، جزئیات از نگاهتان دور نمی‌ماند، ارتباطی گرم و درعین‌حال حرفه‌ای دارید و از ایجاد نظم در یک محیط پویا لذت می‌برید، احتمالاً جای شما در تیم ماست.

«دلا» یک مجموعه بیزنسی فعال در حوزه لندتک و خدمات مالی است؛ جایی که اعتبار به توانمندی تبدیل می‌شود. برای همراهی با مدیرعامل و هماهنگی امور دفتر، به همکاری قابل‌اعتماد، خوش‌برخورد و پیگیر نیاز داریم که بتواند نماینده‌ای شایسته از فرهنگ حرفه‌ای مجموعه در ارتباط با همکاران، مهمانان و شرکای تجاری باشد.

مسئولیت‌های اصلی شما:

• مدیریت تقویم، برنامه جلسات و هماهنگی قرارهای مدیرعامل
• تنظیم، ثبت و پیگیری مکاتبات، نامه‌ها و صورت‌جلسات
• پیگیری تصمیم‌ها و اقدامات تا رسیدن به نتیجه نهایی
• مدیریت تماس‌ها، مراجعان و هماهنگی‌های داخلی و بیرونی
• یادآوری به‌موقع برنامه‌ها، تعهدات و موضوعات در انتظار پیگیری
• دسته‌بندی و نگهداری منظم اسناد و اطلاعات دفتر مدیرعامل
• هماهنگی امور اجرایی مرتبط با جلسات، مهمانان و برنامه‌های سازمانی
• همکاری محدود در برخی امور ساده شبکه‌های اجتماعی تا زمان تکمیل تیم مربوطه

برای موفقیت در این جایگاه، انتظار داریم:

• حداقل 2 سال سابقه مرتبط در موقعیت مسئول دفتر یا دستیار اجرایی داشته باشید.
• در ارتباطات حضوری و تلفنی، خوش‌بیان، خوش‌برخورد و حرفه‌ای باشید.
• آراستگی، پوشش حرفه‌ای و پرزنت سازمانی متناسب با جایگاه دفتر مدیرعامل داشته باشید.
• به Microsoft Word و اصول مکاتبات و نامه‌نگاری اداری مسلط باشید.
• توانایی تنظیم صورت‌جلسه و پیگیری دقیق مصوبات را داشته باشید.
• منظم، دقیق و در اولویت‌بندی چند موضوع هم‌زمان توانمند باشید.
• کارها را نیمه‌کاره رها نکنید و برای رسیدن به نتیجه، پیگیری مستمر داشته باشید.
• نسبت به اطلاعات، جلسات و مکاتبات سازمان کاملاً رازدار باشید.
• در شرایط ضروری، انعطاف‌پذیری زمانی داشته باشید.
• آشنایی اولیه با شبکه‌های اجتماعی برای شما یک امتیاز محسوب می‌شود.

این موقعیت برای چه کسی مناسب نیست؟

اگر پیگیری مداوم برایتان خسته‌کننده است، با جزئیات ارتباط خوبی ندارید یا ترجیح می‌دهید صرفاً منتظر ارجاع و یادآوری کارها بمانید، احتمالاً این جایگاه انتخاب مناسبی برای شما نخواهد بود.

شرایط همکاری:
روزهای کاری: شنبه تا چهارشنبه
ساعت کاری: 8:00 تا 17:30
محیط کار: حرفه‌ای، محترمانه، امن و آرام
سن: 25 تا 35 سال
جنسیت: ترجیحاً خانم