شرایط احراز
ویژگی‌ها و مهارت‌های عمومی:
تحصیلات: کارشناسی
باهوش، پیگیر، روابط عمومی بالا و ظاهری آراسته
وقت‌شناسی و انضباط کاری
تسلط به نرم‌افزارهای ICDL
تسلط به امور اداری و استخدامی
آشنایی به امور مالی و زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود
شرح وظایف مسئول دفتر:
تنظیم برنامه‌ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات‌ها، بازدیدها، حضور در گردهمایی‌ها، سفرها و ...
بایگانی مدارک، مستندات و پیام‌های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
پاسخگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام‌های تلفنی و نمابر و فکس، پست و ... به مدیر
دریافت و رسیدگی به ایمیل‌های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
تایپ، تهیه و تنظیم دستورجلسه‌ها، صورتجلسه‌ها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوت‌نامه‌های مرتبط با جلسات مدیران
رعایت نظم و انضباط و محافظت و حراست از اموال شرکت
برخورد مناسب با مراجعین و خوش‌رو و خوش‌برخورد عمل کردن هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آن‌ها
تماس و پر کردن تایم‌های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحدهای سازمانی و سازمان‌ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه
نظارت بر کلیه امور و خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر
مهارت‌های تخصصی مسئول دفتر:
آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت می‌باشند
پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
توانایی مدیریت موثر زمان
آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
توانایی بایگانی
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش‌نویسی
دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
داشتن اطلاعاتی در مورد شرکت و یا اداره‌ای که در آن مشغول است
مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه‌های آفیس کامپیوتری
آشنایی با تشریفات پذیرایی جهت نظارت بر فعالیت نیروهای خدمات