مؤسسه جهت تکمیل نیروی انسانی حوزه مدیریت، از افراد واجد شرایط، منظم، حرفهای و دارای مهارتهای ارتباطی و اجرایی قوی برای تصدی جایگاه مسئول دفتر مدیرعامل دعوت به همکاری مینماید.
شرح وظایف و مسئولیتها:- مدیریت و ساماندهی امور جاری دفتر مدیرعامل و حوزه مدیریت
- برنامهریزی، هماهنگی و مدیریت جلسات، ملاقاتها، برنامههای روزانه و تقویم کاری مدیرعامل
- مدیریت، ثبت، تنظیم، توزیع و پیگیری مکاتبات اداری و نامههای وارده و صادره حوزه مدیریت
- پیگیری اجرای دستورات، ابلاغیهها و مصوبات مدیرعامل از واحدهای ستادی، شعب و واحدهای استانی و ارائه گزارش از روند پیشرفت امور
- برقراری ارتباط و هماهنگی مؤثر با مدیران، مسئولان واحدها، همکاران ستادی و استانی و سایر ذینفعان
- پیگیری امور محوله تا حصول نتیجه و اطمینان از انجام بهموقع اقدامات مورد انتظار
- اولویتبندی درخواستها و مدیریت همزمان امور مختلف با توجه به اهمیت و فوریت آنها
- آمادهسازی مستندات، گزارشها و اطلاعات مورد نیاز جلسات و تصمیمگیریهای مدیریتی
- رعایت اصول تشریفات اداری، میزبانی و پذیرایی رسمی از مراجعان و مهمانان سازمانی
- حفظ محرمانگی اطلاعات، مکاتبات، مذاکرات و اسناد مرتبط با حوزه مدیریت
شرایط احراز و مهارتهای مورد نیاز:- حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی
- برخورداری از ظاهر آراسته، پوشش رسمی و رفتار حرفهای متناسب با جایگاه سازمانی
- فن بیان قوی، روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط مؤثر در سطوح مختلف سازمانی
- تسلط بر اصول مکاتبات اداری، نگارش رسمی و تنظیم نامهها و گزارشهای سازمانی
- آشنایی مناسب با نرمافزارهای کاربردی اداری و ابزارهای مورد نیاز برای مدیریت اسناد، مکاتبات و برنامههای کاری
- توانایی بالا در برنامهریزی، سازماندهی، مدیریت زمان و اولویتبندی امور
- برخورداری از قدرت حل مسئله، مدیریت تعارض و تصمیمگیری در موقعیتهای چالشبرانگیز
- توانایی مدیریت همزمان چندین موضوع و حفظ دقت و کیفیت عملکرد در شرایط پرفشار و حجم کاری بالا
- پیگیری مستمر، مسئولیتپذیری، نظم فردی و تعهد به انجام بهموقع وظایف
- آشنایی با اصول رفتار سازمانی، سلسلهمراتب اداری و نحوه تعامل حرفهای با مدیران و کارکنان
- امانتداری، رازداری و پایبندی به اصول محرمانگی اطلاعات سازمان
ویژگیهای فردی مورد انتظار:
"فرد منتخب باید از قدرت سازماندهی بالا، ذهن منظم، دقت در جزئیات و توانایی پیگیری مؤثر امور برخوردار باشد. همچنین انتظار میرود بتواند بهعنوان حلقه ارتباطی قابل اعتماد میان مدیرعامل و بخشهای مختلف سازمان عمل کرده و با حفظ آرامش، حرفهایگری و اولویتبندی صحیح، امور دفتر مدیریت را به شکلی منسجم و اثربخش پیش ببرد."