1- وظایف مرتبط با هماهنگی

• هماهنگی جلسات، تنظیم تقویم کاری، ارسال دعوت‌نامه‌ها و پیگیری حضور اعضا.
• هماهنگی با واحدهای داخلی برای جمع‌آوری اطلاعات، مستندات و ارجاعات.
• هماهنگی برای امضا، تایید و انجام فرآیندهای اداری لازم.
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری امور مرتبط با واحدهای داخلی سازمان.

2- وظایف مرتبط با پیگیری

• تهیه و تنظیم گزارش‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و موردی از روند پیشرفت کارها.
• مستندسازی فرآیندها، مکاتبات، نامه‌ها، دستورکارها و خروجی جلسات.
• پیگیری مصوبات جلسات و اطمینان از اجرای آن‌ها طبق زمان‌بندی تعیین‌شده.

3- وظایف ارتباطی و اداری

• پاسخگویی به تماس‌ها، مکاتبات، پیام‌ها و ارجاعات اداری در سریع‌ترین زمان ممکن.
• تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، صورت‌جلسات و یادداشت‌های اداری.
• همکاری با سایر واحدها برای هماهنگی فعالیت‌های مشترک.
• ایجاد نظم در پرونده‌ها، پیگیری‌ها و مدیریت جریان اطلاعات.

4- مهارت‌های مورد نیاز

• پشتکار و تعهد در پیگیری مستمر امور تا حصول نتیجه.
• روابط عمومی قوی و توانایی مذاکره.
• توانایی برنامه‌ریزی و زمان‌بندی.
• دقت بالا و سرعت در انجام کار.
• دقت بالا در مستندسازی و گزارش‌نویسی رسمی.
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند وظیفه و کنترل فشار کاری.
• روحیه مسئولیت‌پذیری و انگیزه در حل مسائل.
• آشنایی با مکاتبات اداری.
• تسلط به Word و Excel و سیستم‌های اتوماسیون اداری.