Executive Assistant to CEO

گروه تحقیقاتی سنتز | کرج

برای همراهی با مدیرعامل و افزایش انسجام فعالیت‌های اجرایی مجموعه، به‌دنبال فردی حرفه‌ای، قابل‌اعتماد، منظم، پیگیر و نتیجه‌گرا هستیم؛ فردی که بتواند به‌عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل، امور مختلف را سازمان‌دهی کند، هماهنگی‌های لازم را انجام دهد و مسئولیت‌های محول‌شده را تا دستیابی به نتیجه نهایی پیگیری نماید.

این جایگاه صرفاً به انجام امور اداری روزمره محدود نمی‌شود. فرد منتخب در برنامه‌ریزی، هماهنگی، پیگیری تصمیمات مدیریتی، مدیریت ارتباطات و ایجاد نظم میان بخش‌های مختلف مجموعه، نقشی موثر و کلیدی خواهد داشت.

ماموریت شما در این جایگاه

ماموریت اصلی، تبدیل تصمیم‌ها و درخواست‌های مدیریتی به اقداماتی مشخص، زمان‌بندی‌شده و قابل‌پیگیری است. از شما انتظار می‌رود موضوعات را به‌درستی اولویت‌بندی کنید، افراد و بخش‌های مرتبط را هماهنگ نمایید، روند انجام امور را تا حصول نتیجه دنبال کرده و گزارش‌هایی دقیق، منظم و شفاف به مدیرعامل ارائه دهید.

مسئولیت‌های اصلی

• هماهنگی و پیگیری امور مدیریتی
• برنامه‌ریزی و هماهنگی امور روزانه مدیرعامل
• مدیریت تقویم کاری، جلسات، تماس‌ها، قرارها و برنامه‌های مدیریتی
• هماهنگی جلسات حضوری و آنلاین، تهیه دستور جلسه و تنظیم صورت‌جلسه
• پیگیری مصوبات، تصمیمات و امور ارجاع‌شده تا اجرای کامل
• تهیه گزارش‌های روزانه و دوره‌ای از وضعیت پروژه‌ها و فعالیت‌های در حال پیگیری
• ایجاد هماهنگی میان بخش‌های اداری، مالی، فنی، تدارکات و لجستیک
• هماهنگی سفرها، ماموریت‌ها و برنامه‌های کاری در صورت نیاز
• پیگیری ارسال و دریافت نمونه‌ها، کالاها، بار و مدارک
• هماهنگی با شرکت‌های حمل‌ونقل و پیگیری فرایند تحویل
• پیگیری دریافت نتایج آزمون‌ها از آزمایشگاه‌های همکار
• برقراری تماس و انجام مکاتبات با آزمایشگاه‌ها، مشتریان، تامین‌کنندگان و شرکت‌های همکار
• انجام و پیگیری خریدهای اداری، عملیاتی و سایر خریدهای محول‌شده
• پیگیری درخواست‌ها و هماهنگی‌های مربوط به تدارکات و تامین نیازهای مجموعه
• مدیریت تنخواه و ثبت دقیق هزینه‌ها
• نگهداری و کنترل منظم فاکتورها، رسیدها و اسناد هزینه
• به‌روزرسانی فایل‌های مالی و جداول مربوط به پرداخت‌ها و هزینه‌ها
• پیگیری فاکتورها، پرداخت‌ها، تاییدیه‌ها و درخواست‌های مالی
• تهیه گزارش‌های منظم از وضعیت تنخواه و هزینه‌های انجام‌شده
• تهیه و ویرایش نامه‌ها، فرم‌ها، گزارش‌ها، جداول و فایل‌های اداری
• تهیه، تکمیل و ساماندهی مستندات و مدارک موردنیاز شرکت
• ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات در فایل‌های Excel و داشبوردهای مدیریتی
• دسته‌بندی و بایگانی منظم اسناد و مکاتبات به‌صورت فیزیکی و الکترونیکی
• اسکن، دیجیتال‌سازی و ساماندهی مدارک در سیستم بایگانی
• انجام تحقیقات اینترنتی و جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز مدیریت
• حفظ کامل محرمانگی اطلاعات مدیریتی، مالی، قراردادی و سازمانی

شرایط احراز

• حداقل مدرک کارشناسی
• حداقل 2 سال سابقه مرتبط در یکی از موقعیت‌های دستیار اجرایی، دستیار مدیرعامل، مسئول دفتر، کارشناس اداری یا هماهنگ‌کننده امور اجرایی
• سکونت در کرج و امکان حضور منظم در محل کار
• سابقه مدیریت تنخواه، ثبت هزینه‌ها و کنترل اسناد مالی
• تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Microsoft Word و Microsoft Excel
• توانایی تهیه گزارش، صورت‌جلسه، جدول پیگیری و فایل‌های اداری
• توانایی نگارش نامه‌ها و مکاتبات رسمی
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع و اولویت‌بندی صحیح امور
• روابط عمومی مناسب، فن بیان حرفه‌ای و توانایی برقراری ارتباط موثر
• دقت بالا در ثبت اطلاعات، هزینه‌ها، تاریخ‌ها و مستندات
• توانایی برنامه‌ریزی، مدیریت زمان و رعایت زمان‌بندی‌ها
• قدرت پیگیری بالا و توانایی انجام مستقل امور
• روحیه یادگیری، انعطاف‌پذیری و توانایی حل مسئله
• امانت‌داری و تعهد جدی به حفظ محرمانگی اطلاعات

مهارت‌های امتیازی

• آشنایی با Microsoft PowerPoint، Microsoft Outlook و ابزارهای مدیریت وظایف
• توانایی مطالعه و پاسخ‌گویی اولیه به ایمیل‌های انگلیسی
• تجربه فعالیت در حوزه خرید، تدارکات، لجستیک یا حمل‌ونقل
• آشنایی با سیستم‌های بایگانی دیجیتال و مدیریت اسناد
• آشنایی با خدمات و تجهیزات آزمایشگاهی
• توانایی استفاده موثر از ابزارهای هوش مصنوعی در امور اداری و اجرایی

آنچه ما ارائه می‌دهیم

• حقوق ثابت ماهانه حدود 22 تا 25 میلیون تومان، متناسب با تجربه و توانمندی
• پاداش مبتنی بر عملکرد
• بیمه تکمیلی
• کمک‌هزینه ایاب‌وذهاب
• محیط کاری حرفه‌ای، صمیمی و در حال رشد
• فرصت یادگیری و کسب تجربه مستقیم در کنار مدیریت
• آشنایی با فرایندهای واقعی کسب‌وکار و پروژه‌های تخصصی
• امکان رشد شغلی و پذیرش مسئولیت‌های گسترده‌تر

دعوت به همکاری

اگر فردی دقیق، پیگیر، مسئولیت‌پذیر و قابل‌اعتماد هستید و از ایجاد نظم، هماهنگی امور و تبدیل تصمیم‌ها به نتایج مشخص لذت می‌برید، از دریافت رزومه شما استقبال می‌کنیم.

لطفاً در رزومه خود، سوابق مرتبط با امور اجرایی، تجربه مدیریت تنخواه، میزان تسلط به Word و Excel، سوابق خرید یا امور لجستیکی و محل سکونت خود را به‌طور شفاف ذکر کنید.