شرح موقعیت شغلی:

ما در کیپا به دنبال یک مسئول دفتر منظم، مسئولیت‌پذیر و خوش‌برخورد هستیم که با مدیریت امور اجرایی دفتر، هماهنگی جلسات، مکاتبات اداری، مدیریت اسناد و ارتباط موثر با همکاران، مراجعان و واحدهای مختلف، به روان‌تر شدن فرآیندهای روزانه سازمان کمک کند.

مسئولیت‌ها:

• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، مدیریت اتاق‌های جلسات و هماهنگی‌های مرتبط با پذیرایی
• استقبال، راهنمایی و هماهنگی ورود مهمانان و مراجعان با لابی برج و واحدهای مربوطه
• مدیریت مکاتبات اداری، تهیه و پیگیری نامه‌ها از طریق اتوماسیون اداری (چارگون)
• ثبت، پیگیری و هماهنگی ارسال و دریافت مرسولات، نامه‌ها و بسته‌های سازمان
• مدیریت و به‌روزرسانی بایگانی اسناد، مکاتبات و سوابق اداری
• هماهنگی خرید و تامین اقلام موردنیاز تشریفات و پیگیری سفارش‌ها
• همکاری با واحدهای مختلف برای انجام امور اجرایی و پشتیبانی از فرآیندهای روزانه سازمان

نیازمندی‌ها:

• آشنایی با فرآیندهای اداری، مکاتبات سازمانی و بایگانی اسناد
• توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و مدیریت تقویم کاری
• تسلط بر مجموعه نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Word و Excel
• تسلط به سیستم‌های اتوماسیون اداری (چارگون)
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند فعالیت و اولویت‌بندی امور
• آشنایی با اصول تشریفات اداری و نحوه تعامل با مراجعان و مهمانان
• حداقل 3 سال سابقه کار در موقعیت‌های مشابه