مسئول دفتر - آقا

هدف از این شغل: ایجاد نظم، هماهنگی و جریان روان اطلاعات برای افزایش کارایی مدیر و واحد مربوطه.

شرایط احراز:

• جنسیت: آقا
• سن: 20 تا 30 سال
• سطح تحصیلات: کاردانی تا کارشناسی
• رشته‌های تحصیلی مجاز: مدیریت اداری، مالی و حسابداری، کامپیوتر و فناوری اطلاعات
• مهارت نرم‌افزاری: تسلط به Office

ماموریت‌ها:

• ساماندهی امور اداری و دفتری معاونت مالی
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
• تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات‌ها، سفرها و بازدیدهای معاونت مالی
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
• جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط به واحد مالی
• اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط با واحد مالی در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
• پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
• ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی (Microsoft Outlook) برای مسئولین ذی‌ربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها
• تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات و مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آن‌ها
• آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشست‌ها و کمیسیون‌های مرتبط با امور مالی و تنظیم وقت نشست‌ها
• آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیون‌ها برای آگاهی و مطالعه معاونت مالی
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق