مسئول دفتر

شرح وظایف

* مدیریت، برنامه‌ریزی و ساماندهی کلیه امور دفتری و اداری شرکت
* برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری امور روزانه دفتر مدیریت
* پاسخگویی حرفه‌ای، مودبانه و موثر به تماس‌های تلفنی، مراجعین و مکاتبات اداری
* مدیریت تماس‌های ورودی، انتقال صحیح تماس‌ها و پیگیری درخواست‌ها تا حصول نتیجه
* تهیه، ثبت و صدور پیش‌فاکتور، فاکتور و سایر اسناد فروش
* هماهنگی و تعامل مستمر با واحدهای فروش، مالی، بازرگانی، انبار و سایر واحدهای سازمان
* ثبت، بایگانی و نگهداری منظم اسناد، قراردادها و مدارک شرکت
* تهیه گزارش‌های دوره‌ای و مورد نیاز مدیریت
* پیگیری امور اجرایی، اداری و مکاتبات داخلی و خارجی
* مدیریت تقویم جلسات، هماهنگی قرارهای کاری و انجام سایر امور محوله
* همکاری در انجام امور پرسنلی از جمله بایگانی پرونده‌ها، هماهنگی حضور و غیاب، مکاتبات و سایر امور مرتبط با منابع انسانی

شرایط احراز

* تحصیلات: ترجیحاً کارشناسی در رشته‌های مدیریت، حسابداری یا رشته‌های مرتبط
* تسلط کامل به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌ویژه Excel و Word
* آشنایی با فرآیندهای صدور پیش‌فاکتور، فاکتور، ثبت اطلاعات و بایگانی اسناد
* آشنایی با نرم‌افزارهای مالی یا فروش، مزیت محسوب می‌شود.
* آشنایی با امور اداری و فرآیندهای منابع انسانی (امور پرسنلی) مزیت محسوب می‌شود.
* توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری هم‌زمان چندین فعالیت
* روابط عمومی بسیار قوی، فن بیان مناسب و مهارت بالا در برقراری ارتباط موثر با مشتریان، همکاران و مراجعین
* توانایی پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌های تلفنی و مدیریت ارتباطات سازمانی
* تسلط بر امور اداری و توانایی مدیریت و کنترل فرآیندهای دفتری
* دقت، نظم، مسئولیت‌پذیری، رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات
* روحیه همکاری، پیگیری امور تا حصول نتیجه و توانایی کار تیمی
* توانایی مدیریت زمان، قدرت تصمیم‌گیری و حل مسئله در امور روزمره
* حداقل یک سال سابقه کار مرتبط، مزیت محسوب می‌شود.