مسئول دفتر مدیر عامل

• تنظیم و مدیریت تقویم کاری و برنامه جلسات مدیرعامل
• هماهنگی جلسات، ملاقات‌ها، تماس‌ها و برنامه‌های کاری مدیرعامل
• دریافت، ثبت، دسته‌بندی و ارجاع مکاتبات و درخواست‌های اداری به مدیرعامل
• پیگیری نامه‌ها، دستورها و امور ارجاع‌شده از سوی مدیرعامل تا حصول نتیجه
• تهیه و تنظیم صورت‌جلسات، ثبت مصوبات و پیگیری اجرای مصوبات جلسات
• هماهنگی جلسات مدیرعامل با مدیران، کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندگان و سایر ذی‌نفعان
• مدیریت تماس‌ها و مراجعات حضوری به دفتر مدیرعامل و هدایت آن‌ها بر اساس اولویت
• تهیه گزارش‌های موردنیاز مدیرعامل از وضعیت امور، اقدامات انجام‌شده و موارد در دست پیگیری
• تنظیم و آماده‌سازی اسناد، گزارش‌ها، نامه‌ها و فایل‌های موردنیاز جلسات
• حفظ و نگهداری صحیح اسناد و اطلاعات محرمانه دفتر مدیرعامل
• هماهنگی امور سفرهای کاری مدیرعامل شامل برنامه‌ریزی جلسات، بلیت، اقامت و سایر هماهنگی‌های مرتبط
• ایجاد هماهنگی بین دفتر مدیرعامل و واحدهای مختلف سازمان
• پیگیری امور فوری و اولویت‌دار محوله از سوی مدیرعامل
• کنترل زمان‌بندی و یادآوری رویدادها، جلسات و تعهدات مهم مدیرعامل
• انجام مکاتبات اداری و پاسخ‌گویی یا پیگیری مکاتبات بر اساس دستور مدیرعامل
• بایگانی و طبقه‌بندی منظم اسناد، نامه‌ها، صورت‌جلسات و سوابق دفتر
• رعایت کامل محرمانگی، نظم اداری و اصول ارتباط حرفه‌ای
• انجام سایر امور مرتبط با دفتر که از سوی مدیرعامل یا مقام مافوق ارجاع می‌شود

شرایط و مهارت‌ها:

• روابط عمومی و مهارت ارتباطی بالا
• توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان
• پیگیری قوی و مسئولیت‌پذیری
• دقت بالا در مکاتبات و امور اداری
• توانایی مدیریت هم‌زمان چند موضوع و اولویت‌بندی امور
• تسلط مناسب به Word، Excel، PowerPoint، Outlook و ابزارهای اداری و اتوماسیون اداری
• تسلط به زبان انگلیسی
• رازداری و امانت‌داری بالا
• توانایی تهیه صورت‌جلسه و گزارش
• ظاهر و رفتار حرفه‌ای
• توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران و مراجعان