مدیر اداری و منابع انسانی

شرکت بازرگانی فعال در حوزه واردات جهت تکمیل تیم مدیریتی خود، از یک فرد باتجربه، اجرایی، منظم، پیگیر و مسئولیت‌پذیر برای تصدی سمت مدیر اداری، منابع انسانی و امور داخلی دعوت به همکاری می‌نماید.
فرد منتخب، ضمن مدیریت امور اداری و منابع انسانی، به‌عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل در ساماندهی امور داخلی، هماهنگی واحدها و پیگیری اجرای تصمیمات و وظایف فعالیت خواهد کرد.

شرح مسئولیت‌ها
1) مدیریت اداری و امور داخلی
- مدیریت و نظارت بر امور روزمره و فرآیندهای اداری شرکت
- نظارت بر حضور و غیاب، مرخصی، تاخیر و نظم پرسنلی
- مدیریت و تامین ملزومات و نیازهای اداری شرکت
- پیگیری قراردادها و خدمات اداری، بیمه، اجاره، تجهیزات و سایر امور جاری
- ایجاد، اصلاح و اجرای فرآیندهای منظم و استاندارد اداری
- رسیدگی و پیگیری درخواست‌ها و مسائل کارکنان

2) مدیریت منابع انسانی
- برنامه‌ریزی و اجرای فرآیند جذب و استخدام نیرو از مرحله نیازسنجی تا انتخاب
- تدوین و به‌روزرسانی شرح وظایف و شرایط احراز مشاغل
- انجام مصاحبه و ارزیابی اولیه متقاضیان
- تشکیل و مدیریت پرونده‌های پرسنلی و قراردادهای کارکنان
- نظارت بر عملکرد کارکنان و ارائه گزارش‌های دوره‌ای به مدیرعامل
- شناسایی نقاط ضعف عملکردی و پیگیری اقدامات اصلاحی
- برنامه‌ریزی آموزش و توسعه کارکنان
- رسیدگی حرفه‌ای به مسائل، اختلافات و چالش‌های پرسنلی
- پیشنهاد و اجرای نظام تذکر، تشویق، پاداش و ارتقا با هماهنگی مدیریت
- کمک به ایجاد فرهنگ سازمانی منظم، حرفه‌ای و مسئولیت‌پذیر

3) هماهنگی و پیگیری امور واحدهای شرکت
- هماهنگی میان واحدهای بازرگانی، مالی، فروش، انبار و سایر واحدها
- پیگیری وظایف محول‌شده به کارکنان و کنترل زمان‌بندی انجام آن‌ها
- شناسایی امور معوق و پیگیری تا حصول نتیجه
- ایجاد سیستم مناسب برای ثبت و پیگیری وظایف و مهلت‌های انجام کار
- پیگیری اجرای مصوبات و تصمیمات مدیرعامل
- کنترل گردش مکاتبات و اسناد داخلی
- ایجاد نظم و هماهنگی در فرآیندهای داخلی مرتبط با فعالیت‌های شرکت

4) گزارش‌دهی و پشتیبانی مدیریتی
- تهیه گزارش‌های منظم از وضعیت عملکرد واحدها و کارکنان
- ارائه گزارش امور انجام‌شده، معوقات، مشکلات و موارد نیازمند تصمیم‌گیری به مدیرعامل
- اعلام به‌موقع ریسک‌ها، تاخیرها و مشکلات داخلی
- پیگیری مصوبات و اطمینان از اجرای به‌موقع آن‌ها
- ارائه پیشنهادهای عملی برای افزایش نظم، بهره‌وری و کارایی سازمان

شرایط و شایستگی‌های موردنظر
شرایط ضروری:
- حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط
- تجربه قابل قبول در مدیریت اداری و منابع انسانی
- سابقه در جذب، استخدام، ارزیابی و مدیریت کارکنان
- توانایی بالا در پیگیری، هماهنگی و مدیریت هم‌زمان چند موضوع
- تسلط مناسب به Microsoft Excel و Microsoft Word و سایر نرم‌افزارهای اداری
- توانایی تهیه گزارش‌های مدیریتی
- آشنایی مناسب با امور پرسنلی، قراردادهای کارکنان، قانون کار و بیمه
- توانایی مدیریت تعارض و حل مسائل کارکنان
- قدرت تصمیم‌گیری و حل مسئله
- توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات شرکت و کارکنان

مزیت محسوب می‌شود:
- سابقه فعالیت در شرکت‌های بازرگانی، وارداتی یا تجاری
- آشنایی با فرآیندهای تجارت خارجی و ساختار شرکت‌های بازرگانی
- آشنایی با نرم‌افزارهای ERP و سیستم‌های مدیریت سازمانی
- تجربه طراحی و بهبود فرآیندهای سازمانی

ویژگی‌های شخصیتی موردنظر
به دنبال فردی اجرایی، باهوش، منظم، قاطع، پیگیر و مسئولیت‌پذیر هستیم که صرفاً منتظر دریافت دستور نباشد و بتواند امور محوله را تا رسیدن به نتیجه دنبال کند.
فرد مناسب این جایگاه باید:
- قدرت مدیریت و ارتباط موثر با کارکنان را داشته باشد
- در پیگیری امور جدی و نتیجه‌گرا باشد
- توانایی اولویت‌بندی و مدیریت زمان داشته باشد
- در برخورد با مسائل، به‌جای انتقال مشکل، به دنبال راه‌حل باشد
- قاطعیت مدیریتی را با رفتار حرفه‌ای و احترام به کارکنان همراه کند
- بتواند بدون نیاز به نظارت مستمر مدیرعامل، امور داخلی شرکت را مدیریت و کنترل نماید

ساختار گزارش‌دهی
گزارش‌دهی مستقیم به مدیرعامل
این جایگاه، علاوه بر مسئولیت‌های اداری و منابع انسانی، نقش هماهنگ‌کننده و بازوی اجرایی مدیرعامل در امور داخلی شرکت را بر عهده خواهد داشت.

معیارهای ارزیابی عملکرد (KPI)
عملکرد فرد منتخب بر اساس شاخص‌هایی از جمله موارد ذیل ارزیابی خواهد شد:
- میزان نظم و انضباط اداری شرکت
- کاهش امور و وظایف معوق
- پیگیری و اجرای به‌موقع تصمیمات مدیریت
- کیفیت و نظم گزارش‌های ارائه‌شده به مدیرعامل
- کیفیت فرآیند جذب و نگهداشت نیروی انسانی
- بهبود عملکرد و انضباط پرسنل
- سرعت و کیفیت رسیدگی به مسائل داخلی
- ایجاد و بهبود فرآیندهای سازمانی
- رضایت مدیریت از میزان پیگیری و نتیجه‌گیری امور

چنانچه خود را فردی اجرایی، پیگیر و نتیجه‌گرا می‌دانید و توانایی مدیریت هم‌زمان امور اداری، منابع انسانی و هماهنگی داخلی یک مجموعه را دارید، رزومه خود را برای ما ارسال نمایید.