مسئول دفتر (دستیار مدیر)

شرح وظایف:

• ارسال و دریافت نامه‌ها و فکس‌ها
• تنظیم صورت‌جلسه‌ها
• پاسخ به تماس‌های تلفنی و برقراری ارتباطات تلفنی
• انجام نامه‌نگاری‌های لازم
• تنظیم فهرست متقاضیان ملاقات با مدیر و تعیین ساعات ملاقات
• برقراری تماس با مدیران، سازمان‌ها، موسسات و...
• هماهنگی با مدیر و تنظیم جلسات
• یادآوری جلسات به مدیر و شرکت‌کنندگان
• پاسخ‌گویی به مراجعان و راهنمایی آن‌ها
• انجام درخواست‌هایی که بدون ملاقات هم امکان‌پذیر هستند
• پیگیری امور ارجاعی از سوی مدیر و ارائه گزارش
• آماده‌کردن سوابق و موارد موردنیاز برای جلسات
• همراهی و کمک به مدیریت در تمام امور مربوط

در موسسه به همکاری فعال و باانگیزه و پرانرژی، با ذهنی خلاق، متمرکز و دقیق، و دارای پشتکار برای همراهی و دستیاری مدیریت نیازمندیم.

توانایی‌ها:

• روابط عمومی مناسب و مهارت ارتباط‌گیری بالا
• توانایی کار با رایانه و ابزارهای جانبی
• توانایی ایجاد هماهنگی با دیگران
• فن بیان مناسب
• توانایی برقراری ارتباط موثر با دیگران
• توانایی پیش‌بینی نیازهای مدیریت و اقدام فعالانه
• توانایی چندوظیفگی
• نظم و دقت بالا
• توانایی انجام کار مستقل
• توانایی مدیریت زمان

منظم، با چارچوب ذهنی دقیق و نظام فکری.