برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات:
- تنظیم تقویم کاری مدیرعامل (جلسات، قرارها، سفرها)
- هماهنگی جلسات داخلی و خارجی با مدیران، مشتریان، سهام‌داران و سایر ذی‌نفعان
- یادآوری جلسات و مدیریت زمان‌بندی دقیق روزانه
- تهیه و ارسال دعوت‌نامه، تنظیم دستور جلسه و پیگیری پاسخ مدعوین
- پیگیری صورت‌جلسات و تصمیمات اتخاذشده جهت اجرا و دریافت بازخورد

مدیریت مکاتبات و مستندات:
- پاسخ‌گویی به نامه‌ها، ایمیل‌ها و مکاتبات اداری ورودی و خروجی دفتر، ثبت، طبقه‌بندی و بایگانی نامه‌ها، اسناد و گزارش‌ها
- تهیه پیش‌نویس نامه‌های اداری و گزارش‌های مورد نیاز مدیرعامل
- انتقال مکاتبات به واحدهای ذی‌ربط و پیگیری پاسخ‌ها

ارتباطات عمومی و تلفنی:
- پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی مدیرعامل و انتقال صحیح پیام‌ها
- خوش‌آمدگویی و راهنمایی مراجعین حضوری با ادب و رعایت تشریفات
- فیلتر کردن مراجعات و تماس‌ها بر اساس اهمیت و اولویت

پیگیری امور گمرکی و ترخیص کالا:
- هماهنگی با شرکت‌های حمل، فورواردرها و ترخیص‌کاران
- بررسی مدارک گمرکی (فاکتور، پکینگ، بارنامه، گواهی مبدا و ...)
- پیگیری مجوزها و ثبت سفارش در سامانه‌های مربوطه

مدیریت اطلاعات محرمانه:
- حفظ محرمانگی اطلاعات مربوط به شرکت و مدیرعامل
- رعایت اخلاق حرفه‌ای و تعهد به امانت‌داری در اطلاعات استراتژیک

پشتیبانی اجرایی:
- هماهنگی امور سفرهای کاری (رزرو بلیت، هتل، خودرو و برنامه جلسات)
- تهیه گزارش‌های مدیریتی و گزارش‌های عملکرد واحدها برای ارائه به مدیرعامل
- بررسی و پیگیری امور روزانه دفتر (خدمات، تدارکات، نظافت و تجهیزات)
- توانایی کار با نرم‌افزارهای Office (خصوصاً Excel و Word)

هماهنگی درون‌سازمانی:
- ارتباط مستمر با مدیران واحدها و پیگیری درخواست‌ها و گزارش‌های ارسالی آن‌ها
- انتقال پیام‌ها و دستورات مدیرعامل به بخش‌های مختلف سازمان
- ایجاد هماهنگی بین مدیرعامل و سایر سطوح سازمانی

تهیه گزارشات و تحلیل اطلاعات:
- جمع‌آوری و تحلیل اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری مدیرعامل
- تهیه گزارش‌های خلاصه مدیریتی از جلسات، بازخوردها و برنامه‌های اجراشده

سایر وظایف:
- برقراری ارتباط با مشتریان بالقوه صادراتی و وارداتی
- تهیه پروپوزال‌های تجاری و پیگیری مذاکرات تا عقد قرارداد

ویژگی‌های عمومی:
- روابط عمومی قوی و مهارت‌های ارتباطی بالا و توانایی تعامل و مذاکره
- توانایی اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان
- آشنایی با اصول تشریفات و آداب مکاتبات اداری
- تسلط به نرم‌افزارهای Office (خصوصاً Outlook، Word و Excel)
- دقت و سرعت بالا در انجام امور، منظم و دقیق
- رازداری و تعهد اخلاقی
- هدف‌گرا
- توانایی حل مسئله و تحلیل‌گری
- توانایی پاسخ‌گویی و گزارش‌گری