به دنبال فردی پیگیر، منظم، سریع، مسئولیت‌پذیر و دارای قدرت هماهنگی بالا هستیم که در ارتباط مستقیم با مدیریت، مسئولیت پیگیری و به نتیجه رساندن امور و تسک‌های محول‌شده را بر عهده داشته باشد.
این جایگاه مناسب فردی است که صرفاً منتظر دریافت دستور نباشد؛ بلکه بتواند تسک‌ها را ثبت، اولویت‌بندی، پیگیری و تا حصول نتیجه مدیریت کند و در هر لحظه تصویر دقیقی از وضعیت امور به مدیر ارائه دهد.
شرح وظایف:
- دریافت و ثبت تسک‌ها و درخواست‌های مدیر و پیگیری آن‌ها تا حصول نتیجه
- پیگیری روزانه امور محول‌شده از واحدها و افراد مختلف
- ارتباط مستمر با مدیر و ارائه گزارش از روند پیشرفت کارها
- اطلاع‌رسانی سریع در خصوص وضعیت هر تسک، تاخیرها، موانع و موارد نیازمند تصمیم‌گیری مدیر مربوطه
- پیگیری امور به‌صورت مستمر و یادآوری به افراد مسئول تا انجام کامل کار
- هماهنگی بین مدیر و واحدهای مختلف سازمان برای پیشبرد امور
- اولویت‌بندی و مدیریت همزمان چندین درخواست و پروژه
- تهیه گزارش‌های روزانه و دوره‌ای از وضعیت تسک‌ها و امور جاری
- اطمینان از اینکه هیچ درخواست یا موضوعی بدون پیگیری باقی نماند
- شناسایی موانع و مشکلات اجرایی و انتقال به‌موقع آن‌ها به مدیریت
- پیگیری مصوبات جلسات و اطمینان از اجرای تصمیمات
- هماهنگی جلسات، برنامه‌ها و امور اجرایی مورد نیاز مدیریت
- تهیه و به‌روزرسانی چک‌لیست‌ها و داشبوردهای پیگیری امور
- انجام سایر امور اجرایی و پیگیری‌های محول‌شده از سوی مدیریت
شرایط و مهارت‌های مورد نیاز:
- حداقل 2 سال سابقه کار در حوزه اجرایی، هماهنگی، دستیار مدیر، PMO یا امور اداری
- پیگیری بسیار بالا و روحیه نتیجه‌گرایی
- توانایی مدیریت همزمان چندین تسک و اولویت‌بندی آن‌ها
- قدرت ارتباطی و هماهنگی بالا با افراد و واحدهای مختلف
- توانایی ارائه گزارش‌های دقیق، کوتاه و به‌موقع
- تسلط مناسب به Excel، Word و ابزارهای مدیریت تسک و پروژه
- توانایی مستندسازی و ثبت دقیق اطلاعات
- سرعت عمل بالا در پیگیری و انتقال اطلاعات
- توانایی کار در شرایطی که اولویت‌ها ممکن است به‌صورت لحظه‌ای تغییر کنند
- دقت بالا و توجه به جزئیات
- توانایی حل مسئله و پیگیری مستقل امور
ویژگی‌های فردی مورد انتظار:
- پیگیر تا رسیدن به نتیجه
- منظم و دقیق
- مسئولیت‌پذیر و متعهد
- فعال و پیش‌قدم، نه صرفاً منتظر دستور
- دارای قدرت یادآوری و پیگیری محترمانه
- توانمند در مدیریت فشار کاری و تغییر اولویت‌ها
- دارای روابط عمومی بالا
- گزارش‌دهی سریع، شفاف و بدون نیاز به پیگیری مداوم مدیر