مسئول دفتر مدیر عامل

شایستگی‌ها:

1. آشنایی با امور پشتیبانی IT
2. روابط عمومی و فن بیان قوی
3. نظم و پیگیری بسیار بالا
4. توانایی مدیریت جلسات، تقویم و هماهنگی قرارها
5. توانایی اولویت‌بندی و مدیریت چند کار هم‌زمان
6. ظاهر و رفتار حرفه‌ای
7. توانایی تهیه نامه‌ها، گزارش‌ها و صورت‌جلسات
8. قدرت تعامل با مدیران، مشتریان و سایر واحدهای سازمان

شرح شغل:

1. تایپ کلیه نامه‌ها و گزارشات ارجاعی از جانب مقام مافوق
2. پاسخگویی به تلفن‌های ورودی و ارتباط با همکاران مجموعه
3. دریافت و ارسال فکس
4. ایجاد هماهنگی در کلیه برنامه‌ها و تنظیم وقت جهت جلسات حضوری و آنلاین
5. پیگیری امور مربوط به دفتر مدیریت از طریق تماس‌های حضوری، تلفنی و مکاتبه‌ای
6. هماهنگی بازدید از مزارع و شرکت‌ها
7. ثبت خلاصه مشخصات، موضوع، شماره و جریان نامه‌های وارده و صادره
8. انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک واحد مربوطه در محل‌های مخصوص
9. تهیه بلیط و هتل برای مدیران مجموعه و مهمانان خارجی
10. پیگیری اخذ ویزا برای مهمانان خارجی مجموعه
11. پیگیری کلیه امور ثبتی شرکت‌ها (تاسیس، تغییرات و ...)
12. پیگیری اخذ وکالت‌نامه‌های مورد نیاز برای مجموعه
13. هماهنگی انجام امور مشترک با دفتر رفسنجان
14. هماهنگی با متصدی خدمات جهت پذیرائی از مهمانان
15. تماس با کارکنان و مدیران واحدها جهت پیگیری امور
16. پاسخگویی حضوری به مراجعه‌کنندگان شرکت
17. ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل پیوست‌های مربوطه
18. آرشیو و مستندسازی کلیه اسناد، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها
19. رعایت حفظ و نگهداری از سوابق و اطلاعات و اسرار اداری در سازمان
20. هماهنگی و ارسال سفارشات و بسته‌های مربوط به مشاوران و افراد مرتبط با شرکت
21. ارائه گزارشات به مدیر مربوطه
22. انجام سایر امور محوله از سوی مافوق