مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

مدیریت و هماهنگی امور جاری دفتر، پشتیبانی اجرایی از مدیران و تیم‌ها، پیگیری فرآیندهای اداری و سازمانی و اطمینان از انجام به‌موقع امور؛ به‌گونه‌ای که فرد بتواند در موقعیت‌های مختلف، مسئله را شناسایی کرده، راهکار مناسب پیدا کند و تا حصول نتیجه پیگیری نماید.
شرح وظایف و مسئولیت‌ها
مدیریت و سازماندهی امور روزمره دفتر و اطمینان از نظم و عملکرد صحیح امور جاری
مدیریت تقویم جلسات، هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و برنامه‌ریزی قرارهای کاری مدیران
هماهنگی جلسات، رزرو اتاق، تهیه ملزومات و پیگیری اقدامات موردنیاز پیش و پس از جلسات
دریافت، ثبت، دسته‌بندی و پیگیری مکاتبات، درخواست‌ها و امور اداری
پیگیری امور محوله از واحدهای مختلف سازمان و اطمینان از انجام آن‌ها تا رسیدن به نتیجه
هماهنگی و پیگیری امور مربوط به خریدهای اداری، تامین ملزومات و خدمات موردنیاز دفتر
ارتباط و هماهنگی با تامین‌کنندگان، پیمانکاران، شرکت‌های خدماتی و سایر طرف‌های بیرونی
پیگیری امور مربوط به تعمیرات، نگهداری، تجهیزات و زیرساخت‌های دفتر
تهیه گزارش‌ها و فایل‌های موردنیاز مدیریت با استفاده از Excel، Word و PowerPoint
ثبت، دسته‌بندی و بایگانی اسناد و مدارک اداری به‌صورت منظم و قابل دسترس
پیگیری امور مربوط به ورود و خروج مهمانان و هماهنگی جلسات و مراجعات
هماهنگی امور مربوط به سفرهای کاری، بلیت، اقامت، ترانسفر و برنامه سفر در صورت نیاز
همکاری با واحدهای منابع انسانی، مالی، IT، پشتیبانی و سایر واحدها در انجام امور مشترک
پاسخگویی و مدیریت ارتباطات تلفنی، ایمیلی و اداری دفتر
تهیه صورتجلسه در جلسات در صورت نیاز و پیگیری مصوبات و اقدامات تعیین‌شده
شناسایی مشکلات و نیازهای جاری دفتر و ارائه راهکار برای رفع آن‌ها
انجام سایر امور اجرایی و اداری محوله متناسب با نیاز سازمان
شایستگی‌ها و مهارت‌های موردنیاز
روحیه کارراه‌انداز و آچارفرانسه بودن؛ فردی که منتظر دستور برای هر مرحله نماند و بتواند مسئله را تا رسیدن به نتیجه مدیریت کند.
پیگیری بالا و مسئولیت‌پذیری در انجام امور
توانایی مدیریت هم‌زمان چند کار و اولویت‌بندی صحیح
دقت بالا و توجه به جزئیات
مهارت ارتباطی و روابط عمومی قوی
توانایی برقراری ارتباط حرفه‌ای با مدیران، همکاران، مشتریان و تامین‌کنندگان
توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری در امور اجرایی روزمره
توانایی کار مستقل و مدیریت امور بدون نیاز به نظارت مستمر
تسلط مناسب به Microsoft Office به‌خصوص Excel، Word و PowerPoint
توانایی تهیه گزارش، نامه و مستندات اداری
نظم شخصی بالا و توانایی مدیریت زمان
برخورد حرفه‌ای، ظاهر آراسته و رفتار سازمانی مناسب
انعطاف‌پذیری بالا و آمادگی برای انجام وظایف متنوع و خارج از چارچوب‌های روتین
شرایط احراز
حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط در مسئول دفتر، Office Management، امور اداری یا موقعیت‌های مشابه
تجربه کار در محیط‌های سازمانی و توانایی تعامل با سطوح مختلف سازمان
تسلط مناسب به نرم‌افزارهای Office
توانایی مدیریت و پیگیری چندین موضوع به‌صورت هم‌زمان
داشتن روحیه پیگیری، یادگیری و حل مسئله
ویژگی‌های فردی مورد انتظار
به دنبال فردی هستیم که منظم، پیگیر، باهوش، مسئولیت‌پذیر، سریع‌العمل و کارراه‌انداز باشد؛ کسی که وقتی با یک مسئله مواجه می‌شود، به‌جای اینکه صرفاً آن را منتقل کند، برای پیدا کردن راه‌حل اقدام کرده و موضوع را تا رسیدن به نتیجه دنبال کند.