کارشناس اداری - آقا

هدف شغلی
انجام و پیگیری امور اجرایی، اداری و دفتری سازمان، پشتیبانی از فرآیندهای منابع انسانی، مدیریت امور خرید و تنخواه، هماهنگی جلسات و امور جاری دفتر و اطمینان از انجام منظم و به‌موقع فعالیت‌های اداری.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

• امور اداری و دفتری
  • انجام کلیه امور جاری و اجرایی دفتر و پیگیری درخواست‌های اداری
  • تهیه و تنظیم نامه‌های اداری، مکاتبات و پیگیری گردش آن‌ها
  • ثبت، ارسال و پیگیری مکاتبات در اتوماسیون اداری
  • بایگانی و نگهداری منظم اسناد و مدارک اداری
  • تهیه گزارش‌ها و مستندات مورد نیاز واحدهای سازمان
  • پیگیری امور اداری بین واحدهای مختلف سازمان و سایر مراجع
• تنخواه و امور مالی اداری
  • انجام امور مربوط به تنخواه‌گردانی و ثبت هزینه‌ها
  • جمع‌آوری، کنترل و بایگانی فاکتورها و اسناد هزینه
  • تهیه گزارش تنخواه و ارائه مستندات مربوطه
  • پیگیری پرداخت‌ها و هزینه‌های جاری اداری مطابق فرآیندهای سازمان
• خرید و تامین ملزومات
  • انجام و پیگیری خریدهای اداری و سازمانی
  • شناسایی و هماهنگی با تامین‌کنندگان و فروشندگان
  • دریافت استعلام قیمت و پیگیری سفارش‌ها
  • تامین به‌موقع ملزومات اداری، مصرفی و مورد نیاز دفتر
  • کنترل موجودی اقلام و اعلام نیازهای خرید
• مدیریت و هماهنگی امور دفتر
  • هماهنگی و آماده‌سازی اتاق جلسات و فضاهای مورد نیاز جلسات
  • مدیریت Calendar جلسات و برنامه‌های سازمانی
  • هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و اطلاع‌رسانی به افراد مربوطه
  • هماهنگی پذیرایی و ملزومات جلسات
  • نظارت بر عملکرد نیروی خدمات و پیگیری امور مربوط به نظافت، پذیرایی و خدمات دفتر
  • پیگیری و رفع نیازهای روزمره و اجرایی دفتر
• پشتیبانی فرآیندهای منابع انسانی
  • هماهنگی زمان مصاحبه با کاندیداها و اطلاع‌رسانی به افراد مربوطه
  • هماهنگی حضور کاندیداها و پیگیری فرآیند مصاحبه
  • دریافت مدارک مورد نیاز پرسنل جدید، بررسی اولیه، اسکن و ثبت مدارک پرسنلی
  • تشکیل و تکمیل پرونده پرسنلی کارکنان به صورت فیزیکی و/یا الکترونیکی
  • بایگانی و به‌روزرسانی مستندات پرسنلی
  • همکاری با واحد منابع انسانی در فرآیندهای ورود و خروج کارکنان
  • انجام سایر امور اجرایی و اداری مرتبط با فرآیندهای منابع انسانی

شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز

• تسلط به اتوماسیون اداری و فرآیند مکاتبات سازمانی
• آشنایی و تجربه در تنخواه‌گردانی و امور مالی اداری
• تسلط به نرم‌افزارهای Microsoft Office به‌خصوص Word و Excel
• توانایی کار با ابزارهای مدیریت تقویم و Calendar
• مهارت بالا در پیگیری و هماهنگی امور
• دقت و نظم بالا در نگهداری اسناد و مدارک
• توانایی انجام هم‌زمان چند فعالیت و مدیریت اولویت‌ها
• روابط عمومی مناسب و مهارت ارتباطی بالا
• مسئولیت‌پذیری و پیگیری تا حصول نتیجه
• روحیه اجرایی و توانایی حل مسئله
• توانایی تعامل مناسب با کارکنان، مدیران، کاندیداها و تامین‌کنندگان

ویژگی‌های فردی مورد انتظار

• اجرایی و عمل‌گرا
• منظم، دقیق، پیگیر و مسئولیت‌پذیر
• دارای روحیه همکاری و کار تیمی
• منعطف و توانمند در مدیریت شرایط پیش‌بینی‌نشده
• دارای روابط عمومی و ارتباطات سازمانی مناسب
• توانایی مدیریت چند کار به صورت هم‌زمان