منشی اداری - خانم

1. برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و قرارها

• تنظیم تقویم جلسات مدیر
• هماهنگی با طرف‌های داخلی و خارجی
• تهیه و ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه
• ثبت و بایگانی صورت‌جلسات

2. مدیریت مکاتبات و اسناد

• تهیه و تایپ نامه‌ها، گزارش‌ها و صورت‌جلسات
• ثبت، بایگانی و پیگیری نامه‌های وارده و صادره
• پاسخگویی به ایمیل‌ها و تماس‌های مربوط به دفتر مدیریت

3. روابط عمومی و ارتباطات

• پاسخگویی مودبانه به تلفن‌ها و مراجعه‌کنندگان
• ایجاد ارتباط موثر میان مدیر و سایر کارکنان یا سازمان‌ها
• پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیر با رعایت دقت و سرعت

4. حفظ محرمانگی اطلاعات

• رعایت اصول امانت‌داری در خصوص اطلاعات و اسناد محرمانه
• عدم افشای اطلاعات مربوط به مدیریت و شرکت

5. پشتیبانی اجرایی

• تهیه و آماده‌سازی مدارک و مستندات مورد نیاز جلسات
• هماهنگی امور سفرهای کاری (رزرو بلیت، هتل و ...)
• سفارش و پیگیری اقلام مورد نیاز دفتر

6. سایر امور محوله از سوی مدیریت

شایستگی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز:

• توانایی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی
• مهارت بالا در نگارش و مکاتبات رسمی
• روابط عمومی قوی و رفتار حرفه‌ای
• تسلط به نرم‌افزارهای Office (Word، Excel، Outlook)
• آشنایی متوسط با زبان انگلیسی (در صورت نیاز)
• دقت، پیگیری و مسئولیت‌پذیری بالا

سایر وظایف:

• تنظیم و مدیریت برنامه‌های روزانه و جلسات مدیرعامل
• پیگیری امور اداری کلیه واحدهای مستقر در سازمان و نامه‌نگاری‌های سازمانی
• هماهنگی با واحدهای داخلی و خارجی
• نظارت بر امور منابع انسانی شامل استخدام، ارزیابی عملکرد و سایر فرآیندهای مرتبط