ما به دنبال جذب یک منشی دفتر حرفهای، باتجربه، مسئولیتپذیر و با اعتمادبهنفس بالا هستیم که علاوه بر انجام دقیق امور اداری و هماهنگیهای روزمره، دارای روابط عمومی بسیار بالا، برخورد حرفهای و توانایی برقراری ارتباط موثر با مراجعین، مشتریان، میهمانان و همکاران باشد.
فرد موردنظر باید دارای ظاهر آراسته، شخصیت منظم و متین، خوشبرخورد و خوشاخلاق بوده و بتواند محیط دفتر را با دقت، نظم و انرژی مثبت مدیریت کند. همچنین توانایی انجام پذیرایی حرفهای از میهمانان، رعایت اصول تشریفات و میزبانی مناسب در جلسات و ملاقاتهای کاری برای این موقعیت اهمیت بالایی دارد.
برای ما بسیار مهم است که فرد منتخب اهل یادگیری، پیشرفت و رشد شغلی باشد، با مسئولیتپذیری و پیگیری بالا وظایف خود را انجام دهد و بتواند بهخوبی با اعضای تیم هماهنگ شده و در یک محیط کاری پویا و حرفهای همکاری موثری داشته باشد.
شرح وظایف
- مدیریت تماسهای تلفنی و پاسخگویی حرفهای به مراجعین و مشتریان
- هماهنگی جلسات، قرارهای کاری و برنامههای روزانه مدیریت
- انجام امور اداری، ثبت و پیگیری مکاتبات و هماهنگیهای داخلی
- استقبال حرفهای و مناسب از میهمانان، مشتریان و مراجعین شرکت
- پذیرایی صحیح و حرفهای از میهمانان و طرفهای تجاری
- آمادهسازی فضای جلسات و انجام امور مربوط به تشریفات و میزبانی
- رعایت اصول تشریفات در جلسات، ملاقاتهای رسمی و حضور میهمانان ویژه
- پیگیری امور محولشده و هماهنگی میان مدیریت، همکاران و طرفهای تجاری
- مدیریت و نظمدهی به اسناد، فایلها و اطلاعات موردنیاز دفتر
- انجام هماهنگیهای لازم برای جلسات، سفرها و برنامههای کاری
- حفظ نظم و آرامش محیط دفتر و پیگیری دقیق امور تا حصول نتیجه
- همکاری و هماهنگی مستمر با اعضای تیم و کمک به ایجاد یک محیط کاری منظم و حرفهای
مهارتها و شرایط مورد نیاز
- روابط عمومی بسیار بالا و توانایی برقراری ارتباط موثر با افراد مختلف
- اعتمادبهنفس بالا و توانایی مدیریت موقعیتهای مختلف با آرامش و تسلط
- ظاهر آراسته، رفتار متین و برخورد حرفهای
- خوشبرخورد، خوشاخلاق، صبور و دارای انرژی مثبت
- آشنایی با اصول پذیرایی، میزبانی و تشریفات اداری و تجاری
- توانایی استقبال و پذیرایی حرفهای از میهمانان و مشتریان شرکت
- سابقه کاری مرتبط و تجربه مناسب در امور منشیگری یا اداری (حداقل 2 سال)
- منظم، دقیق، مسئولیتپذیر و دارای قدرت پیگیری بالا
- توانایی مدیریت همزمان چند کار و اولویتبندی وظایف
- آشنایی مناسب با امور اداری و نرمافزارهای عمومی موردنیاز دفتر
- توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و برخورد حرفهای با مسائل سازمان
- روحیه کار تیمی بالا و توانایی هماهنگ شدن با فرهنگ، فضای کاری و اعضای تیم
- انعطافپذیر، همکاریپذیر و دارای ارتباط بینفردی مناسب
- اهل یادگیری، پیشرفت و رشد شغلی
- دارای قدرت تصمیمگیری مناسب و توانایی مدیریت شرایط پیشبینینشده در محیط کار
این موقعیت شغلی برای فردی مناسب است که علاوه بر تجربه و توانایی انجام امور منشیگری، دارای شخصیتی حرفهای، بااعتمادبهنفس، خوشبرخورد، قابل اعتماد و اجتماعی باشد و بتواند بهعنوان یکی از افراد کلیدی دفتر، نقش موثری در نظم، ارتباطات، میزبانی، تشریفات و تصویر حرفهای شرکت ایفا کند.
ما به دنبال فردی هستیم که صرفاً انجامدهنده امور روزمره نباشد، بلکه بتواند با تیم هماهنگ شود، مسئولیت کارهای خود را بپذیرد و با گذشت زمان به یکی از اعضای قابل اعتماد و موثر مجموعه تبدیل شود.