مسئول دفتر و امور اجرایی

به یک نیروی منظم، دقیق، پیگیر و مسئولیت‌پذیر برای انجام امور دفتر، هماهنگی‌های اداری، پیگیری‌های میدانی و عملیاتی (نظیر هماهنگی با سردخانه، انبار و امور لجستیک) و پشتیبانی از واحد مالی نیازمندیم.

این موقعیت شغلی برای فردی مناسب است که علاوه بر انجام امور اداری و هماهنگی‌های دفتر، توانایی پیگیری امور اداری و عملیاتی، رفت‌وآمد و پیگیری حضوری در صورت نیاز (مانند مراجعه به سردخانه، انبار یا بانک)، کار دقیق با اسناد و اطلاعات (از جمله اسناد مالی) و همکاری نزدیک با واحد مالی را داشته باشد. با توجه به دسترسی به اسناد و اطلاعات مالی شرکت، امانت‌داری و رعایت محرمانگی از الزامات اصلی این شغل است.

شرح وظایف

• انجام امور جاری دفتر و هماهنگی‌های اداری شرکت
• پاسخگویی به تماس‌ها و مراجعه‌کنندگان و هماهنگی امور دفتر
• هماهنگی و پیگیری امور مربوط به سردخانه و انبار (نظیر وزن‌کشی، ورود و خروج کالا، اسناد انبار)
• هماهنگی امور حمل و لجستیک کالا با رانندگان و شرکت‌های حمل‌ونقل
• دریافت، ثبت، دسته‌بندی و پیگیری مدارک و اطلاعات مورد نیاز واحد مالی - اداری
• آماده‌سازی، مرتب‌سازی و بایگانی فاکتورها، اسناد و مدارک مالی
• ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات در سیستم‌های مورد استفاده شرکت
• پیگیری دریافت مدارک و اطلاعات از همکاران و اشخاص مرتبط تا حصول نتیجه
• همکاری در تهیه گزارش‌ها و مدارک مورد نیاز واحد مالی و مدیریت
• انجام برخی امور بانکی طبق دستور و هماهنگی مدیریت (نظیر واریز، پیگیری چک و مانند آن)
• پیگیری امور محوله از سوی مدیریت و واحد مالی
• هماهنگی جلسات، قرارها و امور اداری مورد نیاز شرکت
• انجام سایر امور اداری و عملیاتی مرتبط با مسئولیت شغلی

شرایط مورد نیاز

• دقت و نظم بالا در انجام امور
• پیگیری موثر امور تا حصول نتیجه
• مسئولیت‌پذیری و قابل اعتماد بودن
• توانایی اولویت‌بندی مناسب چند کار
• روحیه پیگیری میدانی و عدم محدودیت به کار صرفاً پشت‌میزی
• روابط عمومی مناسب و فن بیان خوب
• تسلط کاری به Word و Excel (فرمول، جدول‌بندی، مرتب‌سازی داده)
• توانایی کار با فایل‌ها، اسناد و اطلاعات و دقت در ثبت آن‌ها
• توانایی کار تیمی و تعامل مناسب با همکاران
• امانت‌داری و تعهد به رعایت محرمانگی کامل اطلاعات مالی و تجاری شرکت (این شغل به مستندات و اطلاعات مالی و احتمالاً امور بانکی دسترسی دارد)
• روحیه یادگیری و علاقه‌مندی به آشنایی با امور مالی و حسابداری

مزیت محسوب می‌شود

• سابقه کار در مسئولیت‌های اداری، منشی‌گری یا مسئول دفتر
• سابقه کار در حوزه لجستیک، انبارداری یا هماهنگی حمل‌ونقل
• آشنایی اولیه با امور مالی و حسابداری
• تجربه کار با نرم‌افزارهای مالی یا اداری