مسئول دفتر مدیریت - خانم

در این موقعیت، شما مسئول هماهنگی و مدیریت امور اجرایی دفتر مدیریت خواهید بود. این نقش برای فردی مناسب است که دقیق، منظم، پیگیر و رازدار بوده و از مهارت‌های ارتباطی و روابط عمومی بالایی برخوردار باشد و بتواند چندین موضوع و برنامه را به‌صورت همزمان با سرعت و دقت مدیریت و پیگیری کند.

مسئولیت‌ها

• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، قرارهای کاری و برنامه‌های روزانه مدیریت
• مدیریت تقویم کاری (Calendar)، تنظیم جلسات و یادآوری برنامه‌ها و امور مهم
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی و پیگیری اقدامات و مصوبات جلسات تا حصول نتیجه
• انجام و پیگیری مکاتبات، نامه‌ها و امور اداری مرتبط با دفتر مدیریت
• مدیریت تماس‌ها، پاسخگویی و هماهنگی مراجعات به دفتر مدیریت
• هماهنگی و پیگیری امور با واحدهای مختلف سازمان و ذی‌نفعان خارج از سازمان
• تهیه، تنظیم، طبقه‌بندی و بایگانی اسناد، گزارش‌ها و مکاتبات
• تهیه گزارش‌ها، فایل‌ها و اطلاعات مورد نیاز مدیریت
• پیگیری امور محوله از سوی مدیریت و اطمینان از انجام به‌موقع آن‌ها
• مدیریت همزمان چندین موضوع، پروژه و درخواست با اولویت‌بندی مناسب
• حفظ محرمانگی اطلاعات، اسناد و موضوعات مرتبط با مدیریت

شرایط احراز

• حداقل 3 سال سابقه کاری مرتبط در سمت مسئول دفتر، دستیار مدیر یا موقعیت‌های مشابه
• تسلط مناسب به Microsoft Office به‌ویژه Word، Excel و Outlook
• آشنایی با Microsoft Project مزیت محسوب می‌شود
• توانایی کار با Outlook Calendar و مدیریت حرفه‌ای جلسات و برنامه‌های کاری
• توانایی تنظیم مکاتبات و نامه‌های رسمی
• روابط عمومی بالا و مهارت قوی در برقراری ارتباط با مدیران و واحدهای مختلف
• توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی و پیگیری همزمان چندین موضوع
• دقت و نظم بالا و توجه ویژه به جزئیات
• مسئولیت‌پذیری و پیگیری امور تا حصول نتیجه
• توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و برخورداری از روحیه امانت‌داری
• توانایی مدیریت شرایط پرفشار و حجم بالای امور
• آراستگی و رفتار حرفه‌ای در محیط کار

ویژگی‌های فردی

• ارتباطات اجتماعی قوی و روابط عمومی بالا
• برنامه‌ریزی و سازماندهی قوی
• پیگیری و مسئولیت‌پذیری بالا
• توانایی مدیریت همزمان چندین موضوع و اولویت
• انعطاف‌پذیری و توانایی کار در شرایط پرفشار
• رازدار، امانت‌دار و قابل اعتماد
• خوش‌برخورد، حرفه‌ای و دارای ظاهر آراسته