شرکت ایمان مهر اسپرلوس فعال در زمینه واردات خودروهای لوکس برند تویوتا، در دفتر مرکزی خود از یک مسئول دفتر با سابقه کار لازم در زمینه خودرویی دعوت به همکاری می‌نماید. ما به دنبال یک مسئول دفتر هستیم تا فرآیندهای کاری بین مجموعه و مدیریت را بهینه‌سازی کند.

انتظارات شغلی کارفرما

• آشنایی کامل با Microsoft Excel و Microsoft Word
• تنظیم برنامه روزانه مدیرعامل و جلسات
• تنظیم وقت ملاقات‌ها و مدیریت مراجعات
• تهیه صورتجلسات و پیگیری مصوبات
• دریافت، ثبت و ارجاع مکاتبات و درخواست‌های مهم به مدیرعامل
• پیگیری دستورات و امور ارجاع‌شده از سوی مدیریت تا حصول نتیجه
• تهیه و تنظیم نامه‌های اداری و تجاری
• ثبت و بایگانی مکاتبات، قراردادها و اسناد
• پاسخگویی و پیگیری تماس‌های تلفنی دفتر مدیریت
• مدیریت ایمیل‌ها و مکاتبات رسمی شرکت
• تهیه گزارش‌های موردنیاز مدیریت
• پیگیری امور ارجاع‌شده از سوی مدیریت در ارتباط با فرآیند واردات خودرو
• هماهنگی با واحدهای بازرگانی، مالی، گمرک، حمل‌ونقل و ترخیص
• پیگیری وضعیت ثبت سفارش، تخصیص ارز، حمل، ورود خودرو و ترخیص، در حدود وظایف محوله
• دریافت و انتقال اطلاعات مربوط به محموله‌ها و سفارش‌های وارداتی به مدیریت
• هماهنگی جلسات و مکاتبات با تامین‌کنندگان و طرف‌های تجاری داخلی و خارجی
• هماهنگی جلسات و مکاتبات با بانک‌ها، گمرک، سازمان‌های مرتبط، شرکت‌های حمل‌ونقل و سایر طرف‌های تجاری
• پیگیری درخواست‌ها و پرونده‌های اداری شرکت نزد سازمان‌ها طبق دستور مدیریت
• هماهنگی حضور مدیران در جلسات و ملاقات‌های تجاری
• ایجاد و نگهداری سیستم منظم برای بایگانی اسناد
• طبقه‌بندی قراردادها، فاکتورها، مکاتبات، مجوزها و اسناد واردات
• کنترل گردش اسناد و اطمینان از دسترسی سریع مدیریت به مدارک موردنیاز
• حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات شرکت
• تهیه گزارش از وضعیت امور در حال پیگیری و یادآوری مهلت‌های مهم به مدیریت
• تهیه گزارش‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه در صورت درخواست مدیریت

حداقل مدرک تحصیلی: کاردانی

سابقه کار: حداقل 2 سال سابقه

شایستگی‌های رفتاری:

• دقت و توجه بالا به جزئیات
• امانتداری و مسئولیت‌پذیری
• توانایی تحلیل و حل مسئله
• مهارت کار تیمی و ارتباط موثر
• توانایی مدیریت زمان و برنامه‌ریزی