خلاصه موقعیت:
مسئول دفتر به عنوان بازوی اجرایی و امین مدیریت، مسئولیت ساماندهی تمام امور جاری دفتر، مدیریت بهینه زمان مدیرعامل، فیلتر کردن ارتباطات ورودی و پیگیری مصوبات و دستورات ابلاغ‌شده به سایر پرسنل را بر عهده دارد تا مدیرعامل بتواند بر تصمیم‌گیری‌های استراتژیک تمرکز کند.
وظایف و مسئولیت‌های اصلی:
- مدیریت تخصصی تقویم کاری مدیرعامل، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی جلسات، سفرهای کاری و قرار ملاقات‌های داخلی و خارجی
- پیگیری مستمر دستورات، مصوبات و تکالیف تعیین‌شده در جلسات از مدیران بخش‌ها و پرسنل و ارائه گزارش بازخورد به مدیرعامل
- بررسی، دسته‌بندی و اولویت‌بندی مکاتبات، گزارش‌ها و نامه‌های وارده به دفتر مدیریت و آماده‌سازی خلاصه آن‌ها جهت رویت مدیرعامل
- تنظیم صورت‌جلسات، نگارش نامه‌های حساس و محرمانه بازرگانی/اداری و مدیریت بایگانی فیزیکی و دیجیتال اسناد فوق‌العاده مهم شرکت
- فیلتر کردن تماس‌ها، ایمیل‌ها و مراجعین حضوری جهت بهینه‌سازی وقت مدیرعامل و پاسخگویی به موارد در حد اختیارات تفویض‌شده
- مدیریت تنخواه‌گردان دفتر مدیریت، هماهنگی تشریفات پذیرایی از مهمانان ویژه (V.I.P) و نظارت بر آراستگی کامل فضای دفتر
- هماهنگی و سازماندهی سفرهای کاری مدیرعامل شامل رزرو بلیط، هتل، تنظیم برنامه‌های دیدار و مستندسازی هزینه‌های سفر
مهارت‌ها و شایستگی‌های تخصصی:
- تسلط کامل به اصول پیشرفته مکاتبات اداری، آداب تشریفات تجاری و نگارش گزارش‌های مدیریتی
- تسلط بالا به نرم‌افزارهای مجموعه آفیس (Word, Excel, PowerPoint) و ابزارهای دیجیتال مدیریت پروژه و تقویم
- تسلط یا آشنایی خوب با زبان انگلیسی (مکاتبات و درک مطلب) جهت هماهنگی‌های بین‌المللی در صورت نیاز
- آشنایی کافی با ساختار سازمانی و فرآیندهای کلیدی شرکت جهت راهنمایی درست مخاطبان
مهارت‌های رفتاری و فردی:
- رازداری مطلق، امانت‌داری و تعهد شدید به حفظ حریم خصوصی و اطلاعات استراتژیک مدیرعامل و شرکت
- هوش هیجانی و روابط عمومی فوق‌العاده بالا، فن بیان قوی و توانایی مدیریت تعارضات و مراجعین شاکی یا خاص
- مدیریت زمان بی‌نقص، توانایی اولویت‌بندی کارها تحت فشار بالا و رویکرد حل مسئله (پیش‌دستانه عمل کردن)
- انضباط فردی بالا، آراستگی همیشگی در پوشش و ظاهر، و دقت بالا در جزئیات رفتاری و کاری
شرایط احراز:
حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت بازرگانی، مدیریت دولتی، روابط عمومی، زبان‌های خارجی یا علوم اداری
دارا بودن حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط و درخشان به عنوان مسئول دفتر مدیرعامل یا دستیار اجرایی ارشد