سرپرست سیستم‌ها و روش‌ها (منابع انسانی)

درباره موقعیت شغلی
ما به دنبال جذب یک سرپرست سیستم‌ها و روش‌ها توانمند و باتجربه هستیم که ضمن برخورداری از دانش و تجربه حرفه‌ای در حوزه سیستم‌سازی، فرآیندها و بهبود سازمانی، توانایی فعالیت در حوزه منابع انسانی را داشته باشد.

فرد موردنظر باید فارغ‌التحصیل مهندسی صنایع بوده و سابقه کار عملی و قابل اتکا در حوزه سیستم‌ها و روش‌ها، طراحی و بهبود فرآیندها و مستندسازی سازمانی داشته باشد.

شرح وظایف و مسئولیت‌ها
شناسایی، تحلیل، طراحی، بازطراحی و بهبود فرآیندهای حوزه منابع انسانی و سایر فرآیندهای سازمانی.
بررسی فرآیندهای موجود، شناسایی گلوگاه‌ها، دوباره‌کاری‌ها، اتلاف‌ها و نقاط ناکارآمد و ارائه راهکارهای اصلاحی.
طراحی و مستندسازی فرآیندها، گردش کارها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و سایر مستندات سازمانی به هر دو روش نگارش مستندات و طراحی فرم، همچنین BPMN.
مدل‌سازی فرآیندها و تهیه نقشه فرآیندی و فلوچارت‌های مرتبط.
استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیندهای منابع انسانی و اطمینان از اجرای صحیح فرآیندهای مصوب.
همکاری نزدیک با واحدهای مختلف منابع انسانی از جمله جذب و استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمات، امور کارکنان و سایر واحدهای مرتبط جهت شناسایی نیازها و بهبود فرآیندها (تولید، IT و R&D).
طراحی، تعریف و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و تهیه گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی.
تهیه داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی با هدف پایش عملکرد فرآیندها و شاخص‌های منابع انسانی.
تحلیل داده‌های منابع انسانی و ارائه گزارش‌های تصمیم‌ساز به مدیریت.
بررسی و بهبود فرآیندهای مرتبط با اطلاعات پرسنلی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و سایر فرآیندهای عملیاتی منابع انسانی.
شناسایی فرصت‌های اتوماسیون، دیجیتال‌سازی و بهبود سیستم‌های منابع انسانی و مشارکت در اجرای پروژه‌های مرتبط.
همکاری در نیازسنجی، طراحی، تست و استقرار راهکارهای سیستمی موردنیاز حوزه منابع انسانی.
بررسی صحت، یکپارچگی و کیفیت داده‌های منابع انسانی و شناسایی مغایرت‌ها و نواقص فرآیندی.
تدوین و به‌روزرسانی دستورالعمل‌ها و مستندات سیستم‌های مدیریتی.
پایش اثربخشی فرآیندهای اجراشده و ارائه پیشنهادهای بهبود مستمر.
مشارکت در پروژه‌های تحول سازمانی، بهبود بهره‌وری و بازطراحی ساختار و فرآیندها.
شناسایی ریسک‌های فرآیندی و ارائه اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
مشارکت در استقرار، نگهداری و بهبود سیستم مدیریت کیفیت و الزامات استانداردهای سازمان.
مشارکت در ممیزی‌های داخلی، شناسایی عدم انطباق‌ها، تحلیل علل ریشه‌ای و پیگیری اقدامات اصلاحی.
مدیریت و پیگیری پروژه‌های مرتبط با سیستم‌ها و روش‌ها و اطمینان از اجرای به‌موقع اقدامات.
برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی فعالیت‌های تیم و نظارت بر اجرای پروژه‌های محوله.
برگزاری جلسات با واحدهای مختلف، جمع‌آوری نیازمندی‌ها و تبدیل نیازهای سازمان به فرآیندها و راهکارهای اجرایی.
آموزش فرآیندها و دستورالعمل‌های جدید به کاربران و کارکنان مرتبط.

شرایط احراز
حداقل مدرک کارشناسی در رشته مهندسی صنایع الزامی است.
حداقل 4 سال سابقه کاری مرتبط در حوزه سیستم‌ها و روش‌ها، مدیریت فرآیند، بهبود سازمانی یا حوزه‌های مشابه.
داشتن سابقه فعالیت در سطح سرپرستی یا مسئولیت هدایت پروژه‌ها/تیم سیستم‌ها و روش‌ها دارای اولویت بالا است.
تجربه عملی و قابل اثبات در طراحی، تحلیل، مدل‌سازی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای سازمانی.
تجربه کار در حوزه منابع انسانی یا پروژه‌های سیستم‌سازی و فرآیندی مرتبط با HR مزیت مهم محسوب می‌شود.
تسلط بر مفاهیم BPM / BPMN و روش‌های تحلیل و بهبود فرآیند.
تسلط بر طراحی و مستندسازی فرآیندها، روش‌های اجرایی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و گردش کارها.
آشنایی با ISO 9001:2015 و الزامات سیستم مدیریت کیفیت.
آشنایی با ممیزی داخلی، تحلیل علل ریشه‌ای، اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بهبود مستمر.
آشنایی با چارچوب‌ها و روش‌های بهبود فرآیند مانند PDCA، DMAIC، 5S و SIPOC.
توانایی طراحی و پایش KPI و تهیه گزارش‌های تحلیلی و مدیریتی.
توانایی تحلیل داده‌ها و تبدیل اطلاعات به گزارش‌های قابل استفاده برای تصمیم‌گیری مدیریت.
تسلط بالا به Excel و PowerPoint و توانایی تهیه گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی.
آشنایی با ابزارهای مدل‌سازی و ترسیم فرآیند.
آشنایی با سیستم‌های ERP و راهکارهای سازمانی مزیت محسوب می‌شود.
توانایی مدیریت پروژه‌های بهبود و پیگیری اجرای اقدامات تا حصول نتیجه.
توانایی برگزاری جلسات، ارائه موثر و تعامل با مدیران و واحدهای مختلف سازمان.
قدرت تحلیل و حل مسئله بالا و توانایی شناسایی ریشه مسائل.
دقت، نظم، پیگیری، مسئولیت‌پذیری و روحیه یادگیری و بهبود مستمر.

شایستگی‌های کلیدی مورد انتظار
تفکر فرآیندی و سیستمی
تفکر تحلیلی و حل مسئله
توانایی تبدیل مسائل سازمانی به فرآیند و راهکار اجرایی
قدرت پیگیری و به نتیجه رساندن پروژه‌ها
مهارت ارتباطی و مذاکره بالا
توانایی تعامل موثر با مدیران و واحدهای مختلف
توانایی کار تیمی
دقت بالا در مستندسازی
روحیه بهبود مستمر و نگاه نتیجه‌محور
انعطاف‌پذیر
علاقه به یادگیری

نکته مهم
این موقعیت شغلی برای فردی تعریف شده است که سیستم و روش را به‌صورت حرفه‌ای و عملیاتی می‌شناسد و قرار است این تخصص را در حوزه منابع انسانی به کار بگیرد؛ بنابراین صرفاً تجربه کار کارشناس منابع انسانی یا سیستم‌روش بودن، بدون سابقه تخصصی در سیستم‌ها و روش‌ها، مدنظر نیست.

تحصیلات مهندسی صنایع و سابقه واقعی و حرفه‌ای در حوزه سیستم‌ها و روش‌ها، فرآیند و بهبود سازمانی برای این موقعیت اهمیت ویژه دارد.