معاون اجرایی مدیرعامل

شرکت بازرگانی پیشرو در واردات و توزیع بلبرینگ‌های صنعتی و خودرویی، در راستای توسعه ساختار مدیریتی خود، از میان متخصصان مجرب و پیگیر، برای نقش معاون اجرایی مدیرعامل با رویکرد نظارت، هماهنگی، پیگیری مستمر و گزارش‌دهی دعوت به همکاری می‌نماید.

خلاصه نقش

فرد مورد نظر قرار نیست مستقیماً کارهای بازرگانی، فروش، مالی یا منابع انسانی را انجام دهد؛ بلکه مسئولیت اصلی او رصد و پیگیری مستمر عملکرد تیم‌ها، رفع گره‌های بین‌بخشی، هماهنگی بین واحدها و گزارش‌دهی دقیق و منظم به مدیرعامل است تا هیچ موضوع کلیدی بدون پیگیری و نتیجه‌گیری رها نشود.

شرح وظایف

1. نظارت و پیگیری بر تیم بازرگانی و تامین (Supply Chain & Procurement)

   • دریافت و بررسی گزارش‌های هفتگی درباره وضعیت استعلام‌های خرید، قیمت‌گذاری مناقصات، پرداخت‌های تامین‌کنندگان خارجی، اخذ مجوزهای ورود، حمل و ترخیص
   • نظارت بر موجودی انبار و اطمینان از تامین به‌موقع کالاهای مورد نیاز تیم فروش
   • پیگیری وضعیت تامین‌کنندگان خارجی و قراردادهای خرید بین‌المللی
   • ارائه گزارش تحلیلی به مدیرعامل درباره چالش‌های تامین و پیشنهاد راهکار
   • نظارت بر فرآیند استعلام مناقصات و پاسخ‌دهی به مناقصات سازمانی

2. نظارت و پیگیری بر تیم فروش و توسعه بازار (Sales & Business Development)

   • دریافت و تحلیل گزارش‌های عملکرد فروش (تحقق اهداف روزانه/هفتگی/ماهانه)
   • پیگیری وضعیت استعلام‌های قیمت (RFQ)، مناقصات در حال برگزاری و فرصت‌های فروش
   • نظارت بر فرآیند قیمت‌گذاری و اطمینان از به‌روز بودن قیمت‌ها بر اساس نرخ ارز و هزینه‌های جاری
   • پیگیری وضعیت سفارش‌های ثبت‌شده مشتریان از مرحله پیش‌فاکتور تا تحویل کالا
   • بررسی دلایل انحراف از هدف فروش و هماهنگی با تیم بازرگانی برای رفع موانع
   • ارائه گزارش جامع فروش و تحلیل بازار به مدیرعامل

3. نظارت و پیگیری بر تیم مالی (Finance & Cash Flow)

   • دریافت و بررسی گزارش‌های گردش نقدینگی (Cash Flow)، وصول مطالبات و سررسید چک‌ها و حواله‌ها
   • نظارت بر تطابق هزینه‌های بخش‌ها با بودجه مصوب و پیگیری مغایرت‌ها
   • پیگیری فرآیند پرداخت‌های بین‌المللی به تامین‌کنندگان خارجی و اطمینان از تامین به‌موقع ارز
   • هماهنگی با تیم حقوقی و مالی برای پیگیری مطالبات معوق و شناسایی دلایل تاخیر در پرداخت مشتریان
   • ارائه گزارش هفتگی از وضعیت مالی و هشدارهای به‌موقع به مدیرعامل

4. نظارت و پیگیری بر امور منابع انسانی و اداری (HR & Administration)

   • نظارت بر فرآیند جذب و استخدام (هماهنگی انتشار آگهی، غربالگری رزومه، هماهنگی مصاحبه‌ها و صدور ابلاغ)
   • پیگیری تنظیم و امضای قراردادهای کاری، ابلاغ‌های پرسنلی و تمدید یا خاتمه قراردادها
   • نظارت بر سیستم حضور و غیاب، بررسی مرخصی‌ها و ماموریت‌ها و اطمینان از رعایت انضباط کاری
   • هماهنگی با روسای بخش‌ها برای انجام ارزیابی‌های دوره‌ای عملکرد کارکنان
   • پیگیری امور بیمه، مالیات حقوق و سایر الزامات قانونی با همکاری مشاور حقوقی
   • نظارت بر امور دفتری، پشتیبانی اداری و امور رفاهی کارکنان
   • ارائه گزارش وضعیت پرسنلی و پیشنهادات بهبود به مدیرعامل

5. هماهنگی بین‌بخشی و مدیریت پروژه (Cross-functional Coordination)

   • برگزاری جلسات تناوبی (روزانه/هفتگی) با روسای تیم‌ها برای بررسی گره‌ها و تسریع در فرآیندها
   • پیگیری دقیق ضرب‌الاجل‌ها (Deadlineها)، اقدامات (Action Items) و تصمیمات جلسات تا حصول نتیجه نهایی
   • مدیریت تعارضات بین تیم‌ها (مثلاً تعارض بین تخفیف فروش و حاشیه سود، یا بین نقدینگی و نیاز به ثبت سفارش جدید)
   • تهیه گزارش جامع عملکرد یکپارچه برای مدیرعامل در پایان هر هفته

6. همراهی مستقیم مدیرعامل

   • همراهی مدیرعامل در مدیریت و پیگیری امور روزانه کسب‌وکار
   • کمک به اولویت‌بندی فعالیت‌ها و اطمینان از پیشرفت امور کلیدی
   • مدیریت بخشی از ارتباطات و امور اجرایی که نیاز به ورود مستقیم مدیرعامل ندارند

7. توسعه کسب‌وکار و نظارت بر بازاریابی (Business Development & Marketing)

   • تحقیق درباره بازارهای جدید، رقبا و مشتریان بالقوه در صنعت بلبرینگ و قطعات صنعتی
   • پیگیری فرصت‌های جدید همکاری و مشارکت تجاری (Partnership)
   • هماهنگی با تیم محتوا و شبکه‌های اجتماعی برای حضور فعال در فضای دیجیتال (LinkedIn، اینستاگرام و...)
   • آماده‌سازی پروپوزال‌ها، ارائه‌ها و اسناد تجاری برای مناقصات و مشتریان کلیدی

ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری

• پیگیری‌گری بسیار بالا
• دقت بالا در جزئیات
• ذهن مدیریتی و بیزینسی
• مسئولیت‌پذیری و قابلیت اعتماد
• قدرت ارتباطی و دیپلماسی بالا
• مدیریت همزمان چند موضوع
• مهارت مدیریت افراد و حل تعارض
• تفکر تحلیلی و ساختاریافته
• استقلال در انجام امور

مزیت محسوب می‌شود (نه الزامی)

• تجربه قبلی به‌عنوان Executive Assistant، Project Coordinator، Sales Coordinator، HR Coordinator یا Operations Manager در شرکت‌های بازرگانی صنعتی
• سابقه کار با مناقصات دولتی و صنعتی و آشنایی با قوانین مناقصات در ایران
• تجربه فعالیت در صنعت بلبرینگ، قطعات خودرو یا ماشین‌آلات صنعتی
• آشنایی با قوانین گمرکی، ترخیص کالا، بانک‌های عامل و قوانین کار و بیمه
• توانایی ساخت داشبورد مدیریتی با Excel یا Power BI برای پایش همزمان استعلامات، سفارشات، پرداخت‌ها و وضعیت پرسنلی
• تجربه در جذب و استخدام و انجام مصاحبه‌های شغلی
• تجربه کار مستقیم با Founder، CEO یا مدیران ارشد
• سابقه فعالیت در شرکت‌های بازرگانی

شرایط همکاری و حقوق

• حقوق: توافقی و رقابتی، بر اساس سطح مهارت، تجربه و تسلط به زبان انگلیسی
• پاداش عملکردی: بر اساس کاهش زمان چرخه فروش، دستیابی به اهداف فروش و وصول، و بهبود شاخص‌های رضایت و نگهداشت پرسنل
• مزایا: بیمه درمانی و سایر مزایای قانونی
• مسیر رشد: امکان ارتقا به مدیر عملیات (Operations Manager)، مدیر توسعه کسب‌وکار (Business Development Manager) یا قائم‌مقام مدیرعامل
• نوع همکاری: تمام‌وقت، با حضور منظم در دفتر (با انعطاف‌پذیری در شرایط خاص)